Um inventário de estoque é uma ferramenta essencial para o empreendedor que deseja manter uma boa gestão e controle de seu negócio. Esse, na verdade, é o sonho de qualquer gestor, não é mesmo?
E, mesmo que muitas pessoas saibam a importância deste recurso, poucos empreendedores de fato incorporam sua atividade à rotina do estabelecimento.
E, principalmente para o segmento de varejo, a organização do estoque e o inventário de forma constante é o grande diferencial para evitar prejuízos e dinheiro parado em itens que, muitas vezes, não possuem um fluxo de saída ideal.
Agora, quer aprender a como fazer um controle de estoque efetivo e inteligente? Preparamos esse conteúdo justamente para ajudar neste processo!
O que é um inventário de estoque?
Um inventário de estoque é o registro de itens e a quantidade deles que deve ter em seu negócio disponível para venda à pronta entrega. Basicamente, ele é a sua “segurança de venda” perante ao cliente.
Essa, inclusive, é a melhor maneira que existe para se fazer o controle do estoque, que permite que o dono saiba quais produtos possui armazenados e prontos para a venda e quais precisam ser repostos.
Existem normas que regulam a realização do inventário e garantem que ela seja um processo padronizado entre as empresas, coordenadas pelo Conselho Federal de Contabilidade.
Os itens de estoque inventariados são registrados no livro do Registro de Inventário, que serve para conferir os balanços mensais e o fluxo de caixa com o que realmente está ou não em sua posse.
Isso evita problemas com a fiscalização porque é uma prova de que os impostos estão calculados com base em números reais.
Qual a importância do inventário de estoque no varejo?
Se você acredita que por ter um negócio de pequeno porte o inventário de estoque pode ser dispensado, precisamos dizer que essa concepção está completamente errada.
Como já dissemos, a contagem do estoque permite que o gestor tenha mais controle sobre suas mercadorias. Esse controle livra o empreendedor de várias situações indesejadas porque permite que ele consiga identificar problemas como:
- Furto ou desvio de mercadorias;
- Mercadorias avariadas;
- Mercadorias em falta;
- Mercadorias que têm pouca saída.
Essa visualização mais detalhada e embasada deste contexto permite maior organização e diminuição de despesas, já que o gestor é capaz de analisar exatamente em que produtos precisa investir mais, evitando, por exemplo, o gasto em mercadorias com baixa demanda.
Além disso, ter um inventário de estoque e o conhecimento do que de fato está armazenado nele dá a possibilidade de oferecer um melhor atendimento ao cliente.
Isso acontece porque a possibilidade de vender um produto em falta, por exemplo, diminui bastante
Principais tipos de inventários
Os inventários de estoque podem ser feitos com uma frequência maior ou menor ao longo do tempo. Isso vai depender do tamanho da empresa e da sua organização, por exemplo.
Quanto maior a empresa, maior a necessidade de inventários mais frequentes para se manter um controle de estoque mais preciso.
No entanto, isso não quer dizer que pequenas empresas devam realizar inventários apenas esporadicamente, pois como já falamos, eles são muito importantes para a boa gestão de qualquer tipo e tamanho de negócio.
Vamos ver então quais são os principais tipos de inventários.
Inventário anual
Como o próprio nome já diz, o inventário anual é aquele que é feito uma vez por ano. Mais especificamente, bem ao final dele, quando se faz o balanço fiscal do ano completo.
Esse é o momento essencial para se organizar o estoque e calcular o orçamento de maneira mais eficiente.
Inventário de estoque cíclico
Tudo que é cíclico se repete e o inventário de estoque quando é cíclico, também. Esse tipo de inventário é feito de maneira regular, em uma frequência determinada. Pode ser mensal, semanal e até diária.
É comum, principalmente com a frequência é diária, dividir o inventário por categorias de itens, por exemplo, se você possui uma loja de moda feminina:
- segunda-feira inventariar calças e bermudas;
- terça-feira inventariar blusas;
- quarta-feira inventariar vestidos e saias;
- quinta-feira inventariar acessórios;
- sexta-feira inventariar bolsas e sapatos;
Essa maneira permite fracionar o trabalho e diminuir a chance de erros, além de manter o controle de estoque sempre atualizado e evitar a falta ou super estocagem de produtos, além de proporcionar uma base de dados mais segura.
Inventário de estoque periódico
O inventário de estoque periódico não é realizado com tanta frequência quanto o cíclico, mas sempre é feito em um período determinado do funcionamento da empresa.
Por exemplo, uma loja de roupas ou acessórios muda boa parte do estoque a cada estação, então pode realizar um inventário de estoque a cada nova coleção.
Esse tipo de inventário é muito importante para atualizar os dados sobre o estoque e identificar possíveis falhas anteriores no inventário.
Principais benefícios do inventário de estoque
O inventário de estoque, com certeza, ajuda a ter uma gestão mais eficiente e precisa não apenas do estoque mas também das finanças da empresa.
Realizar esse procedimento com certa frequência acaba trazendo de forma involuntária e intuitiva um atendimento mais otimizado e até mesmo compras mais assertivas para o seu negócio.
Porém, não é somente este o tipo de vantagem que o recurso consegue desempenhar na empresa ao longo do tempo. Confira abaixo algumas das mudanças diretas que ele também pode trazer.
Redução de perdas
Atualmente, o inventário permite um maior controle do estoque, e isso está totalmente ligado à possíveis perdas e prejuízos do negócio, já que é possível ver o que realmente está ali e se a realidade bate com o sistema de gestão da sua loja, por exemplo.
Essa prática consegue identificar itens faltantes de maneira mais precisa e isso pode permitir que ele seja encontrado ou que se tenha mais cuidado com ele após uma próxima compra para que a perda não ocorra de novo.
Maior controle de gastos
Saber com mais precisão o que tem no estoque da sua empresa faz com que você economize dinheiro. Se no inventário de estoque a mercadoria está em excesso, é sinal de que não precisa ser incluída na próxima compra. Sem um inventário, as chances de comprar essa mercadoria em vão seria maior.
Além disso, você pode usar esse conhecimento para fazer mais dinheiro. Aproveitando datas comerciais como o Natal e a Black Friday, por exemplo.
Desta forma, será possível oferecer essas mercadorias em excesso a um preço bastante convidativo para se desfazer delas e, consequentemente, gerar lucro.
Cumprimento de legislação
Como já dissemos aqui, as informações do inventário de estoque vão para um livro, que é o Registro de Inventário.
Os dados deste livro vão ser utilizados pelo contador para checar se as informações do estoque declaradas são coerentes com o estoque real.
Se não houver essa coerência, isso pode atrair o Fisco e uma surpresa muito desagradável- as terríveis multas que são um gastos que nenhum empreendedor quer.
Atendimento otimizado ao cliente
Com o estoque sempre atualizado, já que você faz o inventário de estoque frequentemente, você pode proporcionar uma experiência muito mais agradável ao seu consumidor.
Como já falamos, será possível controlar melhor o estoque e isso diminuirá o número de mercadorias em falta.
Por outro lado, se a mercadoria estiver realmente em falta, você poderá informar de imediato ao cliente, sem correr o risco de atrasar uma entrega ou perder um negócio (e provavelmente o cliente), porque vendeu um produto que na verdade não tinha.
Como fazer um inventário de estoque?
Existem vários passos que você pode seguir para fazer o inventário de estoque da sua empresa de forma simples e eficiente. Vamos dar algumas dicas para te ajudar nessa tarefa.
Vamos lá!
Escolha o melhor período
Esse passo é muito importante. Por mais que o inventário de estoque seja muito importante, precisamos ser sinceros e admitir que ele leva um tempo considerável e é bom que seja feito em um momento em que o estoque não possua movimentação.
O problema é que para isso acontecer, é preciso que a empresa não esteja funcionando. Então, para não perder dias de trabalho e, consequentemente, dinheiro, escolhas dias em que a empresa já não abre ou fecha mais cedo para realizar o inventário.
Outro ponto importante é não ficar muito tempo sem realizar um inventário, porque isso pode acumular muito trabalho e deixar o processo ainda mais longo, o que pode realmente obrigar a empresa a fechar por um ou mais dias para dar conta de tudo.
Organize seus produtos
Antes de começar o inventário, veja se o seu estoque está organizado e se não estiver, primeiro arrume.
Um estoque organizado vai ser muito mais fácil de registrar, então separe os produtos por categoria, da forma mais conveniente para você e depois dê início ao inventário.
Essa organização do estoque vai ser ótima também na rotina da sua empresa. Vai ser muito mais fácil encontrar os produtos e fazer o controle de mercadorias.
Anote tudo que for importante
Anotar nunca é demais, continua sendo a melhor maneira de se lembrar do que é importante. Afinal, se confiamos sempre apenas na nossa memória, estamos muito sujeitos a errar e esquecer coisas que não deviam ser esquecidas.
Por isso, qualquer detalhe importante de um produto, qualquer coisa que chame a atenção durante a realização do inventário, ou algo que precisa ser resolvido e você percebeu por causa dessa tarefa, tudo é importante e deve ser anotado para ser acompanhado e resolvido em outro momento.
Detalhe ao máximo cada um dos seus produtos
Organize o estoque da maneira mais detalhada possível. Separe os produtos em grandes categorias e depois especifique ainda mais, como:
- Por tamanho;
- Peso;
- Volume;
- Cor;
- Fabricante;
- Entre outras características importantes para o seu negócio.
Depois, acrescente os valores de compra e venda para manter o controle dos ganhos.
Dependendo do tamanho do estoque, é possível realizar essa etapa manualmente, com papel e caneta, ou inserindo os dados em uma tabela no computador, mas também existe a possibilidade de automatizar esse processo.
Uma forma de fazer isso é atribuir códigos de barras aos produtos e usar um leitor para jogar os itens em um sistema.
Insira essas informações em seu sistema comercial
A tecnologia está aí para ajudar o seu negócio a crescer de maneira eficiente e sustentável. É bem provável que sua empresa já utilize um sistema de gestão no seu dia a dia.
Esses sistemas são diferentes e uns possuem funcionalidades que não são encontradas em outros. Para inserir as informações do inventário de estoque, é importante que o sistema esteja preparado para tratar desses dados.
Um exemplo é o sistema STi3 que, por ser especializado no comércio varejista, oferece ferramentas de gestão de estoque e te ajuda a manter o da sua empresa otimizado e acessível sempre que precisar fazer uma consulta.
Quando iniciar um inventário de estoque?
O momento para iniciar um inventário de estoque é agora mesmo! Mas não atropele as coisas! Siga todos esses passos e essas dicas que demos aqui para que essa tarefa não se torne um problema.
Separe um momento certo de acordo com a rotina de sua empresa para a organização do estoque e contagem, anote as informações importantes e insira os dados no seu sistema de gestão.
Depois disso, já agende os próximos inventários de estoque com o espaço de tempo que você achar que melhor se encaixa no funcionamento da sua empresa.
Utilize a tecnologia para otimizar os resultados do inventário e aumentar a eficácia na gestão do seu negócio, como o sistema da STi3.
Agora, é só arregaçar as mangas e boa contagem!
