Um sistema de gestão é uma tecnologia que fornece ferramentas para otimizar os processos de uma empresa, permitindo uma administração mais rápida e eficaz.
Quando computadores e softwares foram desenvolvidos, apenas grandes empresas podiam contar com essas novas tecnologias, devido ao alto valor de investimento.
No entanto, a democratização de tecnologias de gestão tornaram essas soluções mais acessíveis para outros empreendimentos.
Hoje, é difícil imaginar as empresas, independente do tamanho, sem essas ferramentas.
Por outro lado, muitos gestores ainda podem não saber como funciona um sistema de gestão, deixando de investir nesse recurso e aproveitar os benefícios que ele oferece.
Pensando nisso, reunimos algumas das informações mais importantes sobre o assunto, com as principais funcionalidades e vantagens que essa ferramenta pode trazer para o seu negócio.
O que é um sistema de gestão?
Um sistema de gestão empresarial é um software utilizado para administrar, controlar e otimizar as atividades dentro de um negócio.
Por se tratar de um programa, ele necessita de um hardware para funcionar e ser útil aos usuários.
Esse hardware, normalmente, possui especificações semelhantes a computadores caseiros, o que aumenta a acessibilidade a essa ferramenta.
Assim, esse recurso pode se tornar mais acessível para os pequenos negócios nos últimos anos.
Em um sistema de gestão, as informações de diversos setores da empresa são reunidas em um só lugar, e, assim, podem ser administradas mais facilmente.
Esses softwares são plataformas de automação comercial, que transformam os processos operacionais essenciais ao funcionamento do negócio em tarefas automatizadas, realizadas pelo próprio sistema.
Com isso, é possível potencializar as operações cotidianas e tomar decisões mais assertivas e estratégicas.
Além disso, esses sistemas geram mais tempo hábil para a equipe da empresa, que pode empregar suas habilidades e talentos de maneira mais eficiente, o que aumenta a produtividade e a qualidade do serviço oferecido.
Como funciona um sistema de gestão empresarial?
Um sistema de gestão empresarial funciona de modo a automatizar e padronizar alguns processos de diversos setores da empresa.
Por exemplo, transformando rotinas de verificação ou atualização de cadastros em tarefas automáticas.
Essa solução permite melhor manejo do tempo e do trabalho de empreendedores, gestores e colaboradores da empresa.
Isso acontece porque, ao automatizar processos operacionais, o sistema tira a responsabilidade dos colaboradores, que deixam de fazer serviços burocráticos e complexos. Assim, pode aumentar a produtividade da equipe.
Além disso, devido à padronização de processos, o sistema de gestão evita o acontecimento de erros, que poderiam levar à necessidade de retrabalho e até a perdas financeiras.
Tudo isso acontece somente com um software, instalado nos computadores da empresa, de modo a integrar suas funções em todo o sistema.
Qual a importância do sistema de gestão para pequenas empresas?
Hoje, até mesmo as pequenas empresas podem contar com um sistema de gestão empresarial, graças ao aumento de sua acessibilidade e à variedade de opções no mercado.
Em negócios de pequeno porte, é comum que uma só pessoa acumule funções de diversos setores, devido à impossibilidade de contratar mais funcionários.
Quando isso acontece, a qualidade do trabalho pode reduzir, assim como a produtividade do funcionário sobrecarregado e, acima de tudo, aumenta a possibilidade de erros.
Essas falhas podem ser pequenas e irrelevantes, mas também podem levar a prejuízos consideráveis, envolvendo:
- perda de tempo;
- descumprimento de metas;
- dificuldade em atingir objetivos.
- prejuízo de responsabilidades;
- até perdas financeiras.
Por isso, é vital considerar a implementação de um sistema de gestão desde as primeiras atividades da empresa.
Esses sistemas também permitem realocar os colaboradores de maneira mais estratégica, favorecendo a logística da produção.
Além disso, a ocorrência de erros humanos em trabalhos fundamentais diminui consideravelmente, evitando a perda de oportunidades e, claro, de recursos.
Os benefícios que vêm com a adoção de um software de gestão empresarial permitem maior escalabilidade dos processos e um crescimento mais sustentável de todo negócio.
Principais tipos de sistema de gestão do mercado
Existe mais de um tipo de sistema de gestão empresarial, indicados para cada setor ou necessidade.
Por exemplo, um deles tem foco nos principais setores da empresa, em especial os processos financeiros.
O outro possui maior foco nas atividades que têm relação direta com a gestão de clientes e ações de aquisição e fidelização deles.
Conheça mais detalhes sobre cada um deles, e o que eles podem fazer para ajudar a administrar os processos da empresa.
ERP
ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning, o que pode ser traduzido como Planejamento de Recursos da Empresa.
Os sistemas de gestão do tipo ERP possuem o foco em oferecer ferramentas que facilitem a administração de áreas relacionadas aos recursos materiais e operacionais da empresa, como:
- Controle de estoque e inventário;
- Gestão de caixa;
- Faturamento e compras;
- Controle de pagamentos e recebimentos;
- Gestão logística;
- Cálculo, informação e pagamento de tributos;
- Informações e dados essenciais de funcionários e colaboradores;
- Emissão de notas fiscais;
- Régua de cobrança automatizada;
- Produção de gráficos de indicadores de desempenho e mais.
Um bom sistema ERP realiza a integração de todas as áreas da empresa, fornecendo dados mais detalhados e precisos sobre o funcionamento do negócio.
Assim, permite um melhor e mais eficaz processo de tomada de decisões.
Um exemplo do funcionamento de um ERP é o controle do estoque de maneira automática. Ao realizar uma venda, o sistema automaticamente dá baixa no produto no inventário de estoque.
Isso permite uma gestão mais eficiente tanto das compras da empresa de reposição de mercadorias quanto do atendimento ao cliente, porque impede que faltem produtos por má gestão de estoque.
CRM
O CRM, por sua vez, é um sistema de gestão que fornece informações sobre todo o funil de vendas da empresa.
A sigla corresponde a Customer Relashionship Manager, que significa Gestor de Relacionamento com o Cliente.
Dentre as funções que um CRM completo pode desempenhar de maneira automatizada, estão:
- Cadastro de clientes;
- Etapas do funil de vendas;
- Identificação e alcance de leads e prospects;
- Previsão mais precisa do volume de vendas;
- Aumento na satisfação e melhoria na experiência do cliente;
- Histórico de relacionamento com os clientes;
- Campanhas de vendas estratégicas;
- Envio automático de campanhas para os clientes;
- Redução da taxa de cancelamento;
- Informações do ticket médio, etc.
Assim, o CRM permite informações que permitem o planejamento de ações estratégicas tanto para identificar e atrair clientes em potencial, quanto para manter e fidelizar aqueles que já são da base da empresa.
Tradicionalmente, o cadastro e acompanhamento de clientes é feito em fichas de papel ou em planilhas de Excel preenchidas manualmente.
Isso pode gerar mais erros, além de dificultar o acesso e manutenção das informações atualizadas.
Por isso, um sistema de gestão CRM é uma ferramenta muito potente para aprimorar o relacionamento com aqueles que são a base de todo negócio, os clientes.
Benefícios do uso do sistema de gestão para pequenos negócios
São muitos os benefícios que um sistema de gestão pode trazer para as empresas, inclusive para pequenos negócios em áreas como o varejo.
Quando os empreendedores possuem metas de crescimento para seus negócios, é preciso tomar decisões estratégicas e bem informadas sobre o real funcionamento da empresa.
Essa é a única maneira de conseguir atingir essas metas e alcançar um padrão de crescimento sustentável.
Assim, um software de gestão empresarial irá automatizar e padronizar algumas rotinas operacionais que ajudarão a manter os principais setores da empresa organizados e eficazes.
Confira a seguir as ações que influenciam diretamente o sucesso de um pequeno negócio em meio à competição do mercado, e nas quais um sistema de gestão empresarial pode causar efeitos positivos:
Controle de estoque eficiente
Com um sistema de gestão completo, vários setores da empresa estão interligados e possuem suas informações cruzadas de forma eficiente.
Um exemplo dessa integração é entre o setor de vendas e o controle de estoque, uma vez que o primeiro tem influências diretas no segundo.
Quando uma mercadoria é vendida, é preciso dar baixa dela no inventário de estoque, a fim de que se tenha controle das reposições necessárias e dos itens que não estão tendo saída.
As empresas que não contam com um sistema de gestão que faz esse controle de maneira automática precisam realizar anotações e baixas manuais, que possuem mais etapas.
Por outro lado, um sistema de gestão empresarial, que realiza a baixa no produto em estoque assim que a venda é realizada, poupa tempo e recursos, bem como diminui as chances de erros, proporcionando um controle de estoque eficaz.
Gestão de vendas unificadas
Uma gestão de vendas unificada pode trazer mais organização para a empresa, e o ideal é que ela possua essa integração em todas as etapas.
Com isso, poderá ter acesso mais facilitado a informações importantes, como as preferências dos clientes e ticket médio.
O sistema de gestão administra e organiza essas informações de modo automático e o acesso a esses dados é realizado facilmente.
É possível, ainda, ter o ponto de venda (PDV) integrado ao financeiro e ao estoque da empresa, permitindo um panorama mais preciso sobre o real cenário do negócio.
Cadastro de clientes
Realizar o cadastro de clientes é essencial para administrar a base de clientes de uma empresa e desenvolver ações para ela.
Um bom sistema de gestão empresarial pode oferecer essa ferramenta e, quanto mais completa ela for, mais dados os gestores terão para realizar estratégias eficientes.
Essas práticas envolvem, principalmente, a manutenção e fidelização de clientes cadastrados por meio de atividades como o envio de promoções por e-mail, tarefa que muitos sistemas podem automatizar.
Gestão financeira integrada
Enquanto isso, a gestão financeira de um negócio é uma de suas partes mais complexas e mais delicadas de um negócio.
É preciso ter as movimentações em dia, tanto as despesas quanto a relação daquilo que a empresa tem a receber.
Além disso, é essencial ter o controle de impostos, de vendas realizadas e do fluxo de caixa, para acessar todas informações geridas e atualizadas automaticamente pelo sistema de automação da gestão empresarial.
Redução de custos
A implantação de um sistema de gestão diminui os custos das operações na empresa em mais de um sentido.
A princípio, a automação e padronização de processos diminui erros, o que anula o retrabalho, que pode gerar custos humanos e financeiros.
Uma outra forma como o sistema de gestão reduz os gastos de um negócio é assumir processos operacionais que sobrecarregam funcionários.
Isso permite otimizar as funções do capital humano, aumentando sua produtividade, o que reduz as horas extras e a necessidade de contratar novos funcionários.
Relatórios eficientes
Ao integrar setores diversos e que se influenciam, o sistema de gestão é capaz de fornecer informações mais completas e precisas sobre o funcionamento da empresa.
De maneira automática, o sistema cruza os dados e fornece relatórios de desempenho de diversas áreas relevantes.
Assim, os gestores e empreendedores podem utilizar as informações muito mais confiáveis desses relatórios para tomar decisões estratégicas e assertivas sobre o negócio.
Processos padronizados
Por fim, além da automação comercial, o sistema de gestão padroniza grande parte dos processos operacionais.
Isso fornece mais consistência de dados e dos processos da empresa, também diminuindo a incidência de erros sobre esses mesmos processos.
Quando um sistema de gestão se faz necessário?
Um sistema de gestão é proveitoso em qualquer etapa do funcionamento de um negócio, mesmo que ele seja de pequeno porte.
No entanto, sabemos que abrir e manter um negócio não é tarefa simples, sendo necessário muito planejamento financeiro e controle de gastos, especialmente nos primeiros anos.
Por isso, é interessante saber dos cenários em que a implantação de um sistema de gestão empresarial se faz mais necessário e, quem sabe, até mesmo indispensável:
Redução de falhas operacionais
Em um determinado momento do funcionamento de um negócio, persistir na produção e identificar as mesmas falhas operacionais se torna impraticável.
Muitas vezes, essas falhas surgem por conta de erros humanos, seja devido ao cansaço ou outros motivos.
Por isso, para reduzir as falhas operacionais, uma forma eficiente é a automação de processos, o que é permitido com ferramentas como os softwares de gestão.
Comunicação omnichannel
Os sistemas, principalmente o CRM, permitem a integração de vários canais de contato com o cliente, fornecedores e internamente, na empresa, oferecendo a possibilidade de comunicação omnichannel.
Dessa maneira, existem mais oportunidades de desenvolver estratégias que alcancem clientes e leads para a empresa, por meio de e-mail, WhatsApp, SMS e outras plataformas.
Tomada de decisão assertiva
As empresas que contam com um sistema de gestão possuem acesso a informações mais completas e abrangentes sobre a situação real do funcionamento do negócio.
Com isso, tendo uma maior quantidade de dados para se embasar, é possível otimizar o processo de tomada de decisões, resultando em estratégias e soluções mais assertivas e eficazes.
O sistema de gestão para pequenas empresas realmente faz sentido?
Mesmo quando falamos de pequenos negócios, a implementação de um sistema de gestão empresarial é fundamental para os estabelecimentos que desejam crescer de maneira eficiente.
Com um software de automação comercial, um pequeno negócio pode alocar seus recursos humanos para aumentar sua produtividade.
Assim, pode economizar ao evitar novas contratações e diminuição de falhas operacionais custosas.
Embora pareça um alto investimento para negócios de menor porte, as vantagens a curto, médio e longo prazo da implantação desse sistema são interessantes.
Além disso, muitas organizações oferecem esse serviço no mercado e, por isso, existem produtos de diferentes faixas de preço.
Dessa forma, faz sentido considerar essa solução para a sua empresa, mesmo que esteja no início da sua jornada.
Contudo, é importante buscar por empresas que compreendam a realidade de pequenos negócios no varejo e ofereçam ferramentas especializadas para solucionar os problemas particulares desse setor.
Também é preciso que se atente para características como a usabilidade do sistema, com as informações reunidas em uma mesma tela e atendimento qualificado e de fácil acesso.
Todas essas características estão presentes no sistema de gestão da STi3, que é pensado justamente para atender a negócios do varejo de diversas áreas, como restaurantes, lojas de roupas, mercados e muitos outros tipos de estabelecimentos.
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