Gerir uma empresa depende muito da sua dedicação e intuição, mas quando se trata de finanças, é preciso ter organização. Por isso, saber como organizar as contas a receber é fundamental para a sustentabilidade do seu negócio.
Ao longo deste artigo você entenderá como melhorar o processo, deixando práticas amadoras de lado e utilizando dicas para otimizar a sua organização.
Boa leitura!
Entenda a diferença entre contas a pagar e contas a receber
Resumidamente, as contas a pagar são as obrigações financeiras que uma empresa assume, seja com seus funcionários ou fornecedores. Ou seja, é um tipo de conta que registra os compromissos a serem liquidados com os respectivos fornecedores ou a própria obrigação tributária.
Dessa forma, elas podem ser classificadas desde uma compra de mercadoria ou matéria-prima, pagamentos de salários e tributos, até a própria manutenção da empresa, por exemplo.
Já as contas a receber são os registros das entradas e as baixas das vendas de uma empresa. Ou seja, se trata da quantia de dinheiro que são devidos para a empresa, seja de clientes ou fornecedores ou até mesmo parcelas de vendas a prazo.
Entendendo essa diferença, você pode organizar as finanças do seu negócio de forma otimizada, obtendo informações valiosas e, principalmente, evitando a temida inadimplência.
O departamento de contas a receber
Controlar as contas a receber requer atenção e cuidado para evitar a inadimplência. Por isso, organizar o departamento financeiro é muito importante.
O departamento de contas a receber, por exemplo, deve cuidar dos valores que devem entrar no caixa. Para isso, a equipe do setor precisa controlar todas as datas de vencimento de cada conta, efetuar a emissão de Notas Fiscais, controlar a inadimplência e, além disso, saber negociar.
A negociação é muito importante, pois mantém a boa relação entre empresa e consumidor, o que facilita futuras cobranças e ao mesmo tempo pode criar oportunidades para uma nova venda, por exemplo.
Controle produtivo de contas a receber
Pensando na produtividade do controle de todas essas atividades, é importante que o gestor tenha uma organização mensal com o intuito de observar três pontos:
- Pagamentos recebidos;
- Datas de vencimento;
- Emissão de nota fiscal.
A partir disso, é possível obter um relatório que vai ajudar a conhecer melhor seus consumidores, dando a possibilidade de entender quais deles podem entrar na inadimplência e quais possuem a cultura de pagar com antecedência, por exemplo.
Dicas práticas para organizar o setor de contas a receber
Tendo em mente que para manter a organização é preciso ter uma rotina. Para isso, é preciso entender como o fato de cuidar de todos os cadastros dos seus clientes, efetuar cobranças e ter meios de recebimentos variados podem melhorar o seu controle de caixa.
1. Mantenha a organização
A organização no setor influencia diretamente no desempenho do seu trabalho. Por isso, é importante ressaltar a rotina de cobranças de dívidas, de emissão de cobranças e Notas Fiscais, pagamentos e, principalmente, ter a comunicação ativa com o seu cliente.
2. Atualização contínua do cadastro dos clientes
Controle financeiro exige dados atualizados. Dessa forma, atualizar o cadastro dos seus clientes facilita a cobrança tardia e garante o recebimento em dia.
Para manter a rotina, por exemplo, confira pelo menos uma vez a cada dois meses. Assim, sua equipe ganha agilidade, além de diminuir riscos de inadimplência no setor de contas a receber.
3. Organize as contas a receber pela data de vencimento
Criando o hábito de agrupar os valores pela data de vencimento, é possível organizar as cobranças com antecedência. Além disso, ainda permite identificar quais clientes podem estar perto da inadimplência.
Uma organização que parece simples, mas é fundamental para o fluxo de caixa. Afinal, não se pode organizar as contas a receber se você não tem controle do período que o valor vai entrar na sua empresa.
4. Cobre as contas a receber
O setor financeiro sabe que a cobrança é a garantia do recebimento. Por isso, não precisa ter receio de lembrar seu cliente do pagamento.
Inclusive, pensando em uma melhor organização, você pode separar o processo de cobrança em duas etapas: uma feita com antecedência, e outra após a data de vencimento, por exemplo.
Assim, é válido ressaltar que a cobrança com antecedência é importante em dois pontos:
- Para lembrar o cliente do compromisso firmado com a sua empresa;
- Para o gestor ter conhecimento de como está a situação financeira do cliente. Dessa forma, é possível identificar quando há uma boa oportunidade para negociar.
Por fim, a etapa após o vencimento exige uma abordagem diferente. Porém, também deve mostrar ao cliente que a empresa está aberta à negociação de valores, reparcelamento e, ainda assim, pode oferecer outras formas de pagamento.
5. Ações preventivas para receber com antecedência
Partindo da premissa que todo mundo busca por um desconto, nada melhor do que criar um “sistema” de recompensas.
Para isso, há algumas estratégias que podem ser colocadas em prática, como:
- Realizar uma análise de risco a partir do crédito dos seus clientes;
- Criar recompensas para os clientes que pagarem antes da data de vencimento, como descontos, cartão fidelidade, cashback e etc;
- Utilizar um sistema ERP para melhor organização e diminuição de inadimplência.
Conte com um sistema de gestão financeira e organize as contas a receber
Usar planilhas pode te ajudar na organização. Porém, nada se compara a um eficiente sistema de gestão financeira online, completo e seguro.
Contando com um software, é possível organizar as contas a receber, fornecendo todas as informações que auxiliam no controle das taxas de inadimplência de forma ágil e com 100% detalhada.
Por isso, se o objetivo é a otimização do processo, um ERP dará suporte ao departamento financeiro, fornecendo relatórios completos e influenciando diretamente no processo de cobrança, já que se pode enviar de forma automática as mensagens necessárias para isso.
Agora que você se aprofundou na organização das contas a receber, é hora de pensar também na gestão do seu negócio. Acesse nosso site e conheça todas as soluções da STi3 para lojistas!
