O avanço da tecnologia tem revolucionado diversos aspectos da nossa vida e, por isso, a segurança digital é uma das áreas que mais se beneficia dessas mudanças. Uma ferramenta crucial nesse cenário é o Certificado Digital, que garante a autenticidade e a integridade das informações online, tanto para pessoas físicas quanto para empresas. Atualmente, essa ferramenta é obrigatória em muitos processos e até mesmo sites do governo. Portanto, é importante entender o que é o Certificado Digital e como ele funciona.
Neste guia completo, vamos explorar a fundo o mundo do Certificado Digital, os tipos disponíveis, como escolher o ideal, as vantagens de seu uso e a importância para as empresas. Além disso, você irá sanar dúvidas sobre a renovação, assinatura de documentos e muito mais.
Boa leitura!
O que é um Certificado Digital?
O Certificado Digital é caracterizado como uma identidade virtual, emitido por uma Autoridade Certificadora. Em outras palavras, um órgão que atesta a autenticidade e a validade de informações online.
Através da criptografia, há a função de proteger dados sensíveis e garantir a confiabilidade das transações eletrônicas. Ou seja, o Certificado Digital confere a um arquivo eletrônico autenticidade, segurança e controle sobre as informações.
Dessa forma, para se tornar algo “palpável”, podemos descrever a anatomia do certificado através da sua composição. Dessa forma, afirmamos que um Certificado digital é sempre composto por:
- Informações da pessoa ou da empresa;
- Uma chave pública associada ao CPF ou CNPJ cadastrado;
- Assinatura digital de empresa que é a Autoridade Certificadora Confiável.
Na prática, através das transações online e com o Certificado Digital, é possível não só aumentar a segurança da autenticação, mas também otimizar a realização das etapas exigidas. Em resumo, as confirmações acontecem em menos tempo e contam com o pleno respaldo da aplicação de tecnologias de ponta, conforme detalharemos ao longo dos próximos tópicos.
Tipos e modelos de Certificados Digitais
Atualmente, existem diversos tipos e modelos de Certificados Digitais, cada um atendendo a diferentes necessidades. Embora todos eles sirvam para substituir uma assinatura, cada um é utilizado para um propósito diferente.
Os principais são o e-CPF, e-CNPJ, NF-e, SSL e o e-Saúde. Assim, você verá que cada um possui características específicas, como aplicação em transações fiscais, autenticação de identidade e segurança em comunicações online.
e-CPF: Certificado Digital para Pessoa Física
O e-CPF é destinado a pessoas físicas e tem como principal função identificar eletronicamente o titular perante a Receita Federal.
Ele permite o acesso a diversos serviços online, como a consulta e atualização do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) e a entrega da Declaração do Imposto de Renda, por exemplo.
- Possui validade jurídica;
- Garante a autenticidade nas transações eletrônicas;
- Pode ser utilizado para assinar digitalmente documentos, contratos e realizar transações bancárias online, por exemplo;
- Pode ser do tipo A1 (arquivo) com validade de 1 ano ou A3 (Tokens e Smartcards) com validade de até 3 anos.
e-CNPJ: Certificado Digital para Pessoa Jurídica
Empresas utilizam o e-CNPJ como representação eletrônica da pessoa jurídica perante a Receita Federal. Dessa forma, ele desempenha a função principal em diversas transações e obrigações fiscais, incluindo a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) e o acesso ao e-CAC, o Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte.
- Oferece validade jurídica;
- Garante a autenticidade e a integridade dos documentos eletrônicos assinados;
- Possibilita a simplificação de processos burocráticos,
- Agiliza a rotina fiscal e contábil da empresa.
NF-e: Certificado Digital para Nota Fiscal Eletrônica
De forma principal, utiliza-se esse certificado para a emissão de notas fiscais eletrônicas. Isso porque, ele garante a autenticidade e a validade jurídica dos documentos fiscais emitidos eletronicamente, proporcionando uma forma segura de documentação fiscal.
- Possui validade jurídica;
- Essencial para empresas que realizam operações de venda de produtos ou serviços, por exemplo;
- Facilita o cumprimento das obrigações fiscais;
- Agiliza o processo de emissão de notas fiscais.
SSL: Secure Socket Layer:
Emprega-se o Certificado Digital SSL para garantir a segurança na comunicação entre o servidor web e o navegador do usuário. Ele é crucial para sites que lidam com informações sensíveis, como dados de clientes e transações financeiras, por exemplo.
- Oferece criptografia para proteger a transferência de dados;
- Proporcionando um ambiente seguro para os usuários;
- É reconhecido pelos navegadores, indicando que a conexão é segura por meio do ícone de cadeado na barra de endereços.
e-Saúde: Certificado Digital para Saúde
Destinado ao setor de saúde, o e-Saúde é utilizado para garantir a autenticidade e a segurança na troca de informações eletrônicas, como por exemplo prontuários médicos, receitas digitais, e outros documentos relacionados à área.
- Possui validade jurídica;
- Atende às normas específicas do setor de saúde;
- Facilita a integração de sistemas;
- Promove a segurança na troca eletrônica de informações clínicas.
Quais são as diferenças entre os Certificados Digitais A1 e A3?
Os Certificados Digitais A1 e A3 representam dois formatos diferentes, cada um com suas características específicas. Por isso, é crucial destacar que ambos possuem diversas vantagens a serem consideradas ao optar pelo modelo mais apropriado para seu negócio.
Certificado A1
Ele emite e armazena esse certificado em seu computador, tablet ou celular, apresentando-se como um arquivo que permite cópias e tem validade máxima de um ano. Além disso, pode ser destinado a pessoas físicas ou jurídicas, oferecendo as seguintes características:
- Pode ser instalado em vários computadores simultaneamente.
- É compatível com softwares de gestão e emissão de notas fiscais, por exemplo.
- Exige o backup do Certificado para evitar perda, em caso de formatação do computador.
- Agilidade na assinatura de documentos, sem depender de dispositivos externos.
- Dispensa a instalação de leitores.
Certificado A3
Este certificado é armazenado em Tokens (semelhante a um pen drive) ou Smartcards (cartões), não permitindo cópias e com validade máxima de 3 anos. Dessa forma, proporciona maior mobilidade e segurança, sendo aplicável a pessoas físicas ou jurídicas, e apresenta as seguintes características:
- Renovação a cada 3 anos.
- Pode ser transportado para qualquer local onde seu uso seja necessário.
- É inviolável e tem um nível de segurança elevado, pois não pode ser extraído ou copiado para outra mídia.
- Mídia pessoal e intransferível. Assim, somente o portador da senha pode utilizá-la.
Como escolher o Certificado Digital ideal?
Ao escolher um Certificado Digital, é essencial considerar o uso pretendido. Por isso, avalie se a aplicação é para pessoa física ou jurídica, transações financeiras, emissão de notas fiscais, ou segurança de sites. Além disso, leve em conta a reputação da Autoridade Certificadora e a compatibilidade com os sistemas que você utiliza.
Pensando nisso, listamos abaixo outros pontos de cada tipo de certificado que devem ser observados para que você faça a melhor escolha. Confira!
Armazenamento do certificado
Quando há a necessidade de usar o certificado em diversas máquinas, por exemplo, alguns pontos devem ser observados.
O Certificado A1, por exemplo, uma vez instalado, pode ser utilizado por qualquer pessoa em posse do computador em questão, já que não há a necessidade de digitar a senha a cada operação. Isso pode acabar comprometendo a segurança dos dados.
Em contrapartida, o Certificado A3, apesar de ficar vulnerável a certos riscos, como perda ou extravio, por se tratar de um dispositivo móvel.
Mesmo que por acidente alguém não autorizado fique em posse, não há risco de utilização indevida, pois é necessária a digitação da senha em todas as transações realizadas. Além disso, se a senha for digitada incorretamente 3 vezes, o equipamento é imediatamente bloqueado, reforçando ainda mais a segurança.
Validade e vantagem financeira
Embora o Certificado A3 apresente um valor aquisitivo maior, sua validade pode chegar a 3 anos. Ou seja, ao avaliarmos o valor pago em relação à quantidade de tempo em que ele poderá ser usado, observa-se uma vantagem maior.
Em relação a isso, considera-se o Certificado A1 mais vantajoso apenas se houver a necessidade de realizar determinadas alterações de informações sobre a empresa ou representante legal. Ainda que nessas situações, é necessário descartar o Certificado em uso e adquirir um novo, desprezando todo o tempo de validade que ainda pode restar.
Acesso ao certificado
Ao escolher o tipo de Certificado Digital, é preciso considerar o seu uso e acesso. Afinal, é uma ferramenta de autenticação poderosa, e que concede uso de dados importantes.
Se os computadores em um escritório forem de uso coletivo ou não exigirem senha de acesso, o Certificado A1 pode não ser a melhor opção, pois qualquer pessoa pode utilizá-lo sem a necessidade de identificação.
Outro cenário que causa preocupação é em caso de furto de máquinas, situação em que qualquer um pode ter acesso às funcionalidades até que o certificado seja cancelado. Nesse caso, a melhor opção seria o A3, já que é preciso estar com o dispositivo em posse para realizar qualquer transação e a senha é exigida a cada vez que é utilizado.
Além disso, é possível que apenas uma pessoa desfrute de suas funcionalidades por vez, justamente pela necessidade de inserir o dispositivo na máquina que estiver em uso.
As vantagens de usar o Certificado Digital
Como já mencionamos anteriormente, o Certificado Digital oferece uma variedade de vantagens que contribuem para a segurança, agilidade e confiabilidade em transações eletrônicas.
Por isso, para sanar suas dúvidas se vale a pena ou não, aqui estão algumas das principais vantagens:
- Autenticidade e identificação digital: permite a autenticação segura do usuário ou da empresa, garantindo que a pessoa ou entidade envolvida em uma transação online é quem realmente afirma ser.
- Assinatura digital com validade jurídica: as assinaturas digitais realizadas com o Certificado Digital têm validade jurídica, sendo reconhecidas legalmente, o que é fundamental para contratos, documentos fiscais e transações financeiras.
- Eliminação de papel: facilita a transição para processos totalmente digitais, eliminando a necessidade de documentos em papel e tornando as operações mais sustentáveis e eficientes.
- Agilidade em processos: simplifica e agiliza diversos processos burocráticos, como assinatura de contratos, abertura de contas bancárias, entre outros.
- Acesso remoto e mobilidade: permite o acesso a serviços online e a realização de transações de forma segura a partir de qualquer lugar, proporcionando maior flexibilidade e mobilidade.
- Redução de fraudes: minimiza riscos de fraudes e falsificações, uma vez que a autenticidade das informações é garantida pela tecnologia de criptografia.
- Conformidade com normas e regulamentações: atende a requisitos legais e regulamentações em diferentes setores, como o uso obrigatório em algumas obrigações fiscais.
- Facilitação de operações bancárias: possibilita a realização de operações bancárias online de forma segura, agilizando processos como transferências, pagamentos e consultas de saldo.
- Proteção de dados sensíveis: garante a proteção de dados sensíveis, evitando que informações confidenciais sejam interceptadas ou acessadas por terceiros.
- Facilidade na emissão de documentos fiscais: simplifica a emissão de documentos eletrônicos, como notas fiscais, agilizando o cumprimento de obrigações fiscais das empresas.
- Confiança nas transações eletrônicas: reforça a confiança nas transações online, tanto para empresas quanto para usuários, por exemplo.
Por que é necessário que as empresas tenham um Certificado Digital?
Atualmente, a adoção de Certificado Digital por empresas é fundamental, principalmente devido às exigências legais, avanços tecnológicos e a necessidade de segurança nas transações online.
Porém, de forma básica, aqui estão algumas razões que destacam a importância de empresas possuírem um Certificado Digital:
- Assinatura digital com validade jurídica;
- Emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e);
- Cumprimento de obrigações fiscais;
- Acesso a sistemas governamentais;
- Facilidade em processos burocráticos;
- Proteção de dados empresariais;
- Integração com tecnologias emergentes;
- Validação de identidade digital;
- Adequação à transformação digital;
- Conformidade com normas regulatórias;
- Facilitação de operações bancárias.
Em resumo, o Certificado Digital é uma ferramenta multifuncional que não apenas atende a exigências legais, mas também proporciona segurança, agilidade e confiabilidade nas operações online das empresas, sendo uma peça fundamental na era da transformação digital. Por isso, se a sua empresa ainda não possui um, é hora de mudar isso! #ficadica
Como assinar PDF com seu Certificado Digital?
Antes de tudo, você precisa saber que assinar um documento PDF com um Certificado Digital é um processo relativamente simples e seguro.
Abaixo, mostraremos um passo a passo bem simples sobre como realizar esse procedimento. Confira!
1. Abra o documento PDF
Primeiramente, abra o documento que deseja assinar no Adobe Reader, o leitor de PDF oficial da Adobe. Para abrir um documento em PDF, você precisará ter esse programa instalado em seu computador ou smartphone.
2. Localize o Certificado Digital
Com o arquivo aberto, agora você deverá clicar na aba “Ferramentas”, localizada no centro superior da tela e, depois, no botão “Certificados”, no centro da tela.
É importante destacar que só será possível avançar a partir desse passo se você já tiver emitido um Certificado Digital. Caso não o tenha, aproveite para tirar todas as suas dúvidas sobre como emitir um certificado digital logo a seguir.
3. Leia todo o documento
Depois de clicar em “Certificados”, surgirá uma nova opção autoexplicativa no centro superior da tela, chamada “Assinar Digitalmente”. Agora, clique nesse botão.
4. Posicione a assinatura no local correto
Ao clicar no botão “Assinar Digitalmente”, com o cursor do mouse (se for no PC), ou com o seu dedo (se for no smartphone), posicione um retângulo sobre o local exato em que a assinatura deverá ser posicionada.
5. Assine o documento PDF
Depois de inserir a assinatura, basta clicar no botão “Assinar documento”, localizado no canto superior direito da tela. Depois disso, aparecerá uma pequena janela no centro da tela. Porém, não se esqueça de conferir se está tudo certo e clique em “Assinar”. Se o seu certificado estiver com a situação em dia, a assinatura digital será inserida automaticamente.
6. Confira e salve o documento
Se você já tiver conferido todas as informações e elas estiverem corretas, escolha o nome e o local onde deseja salvar o documento e clique em “Salvar”. Dessa forma, feito isso, surgirá uma solicitação da senha de seu certificado digital. Insira-a e clique em “Permitir”.
Pronto! Seu documento em PDF está assinado!
Passo a passo de como adquirir o Certificado Digital da sua empresa
Adquirir um Certificado Digital para a sua empresa envolve alguns passos importantes. Por isso, abaixo você confere um passo a passo geral que pode variar de acordo com a Autoridade Certificadora escolhida.
→ É importante ressaltar que é recomendado seguir as instruções específicas da Autoridade Certificadora que você escolher para garantir a correta emissão do Certificado Digital.
Passo 1: Escolha a Autoridade Certificadora
Existem várias ACs e elas são encontradas na própria internet, onde pode ser feita a compra do certificado. As mais conhecidas são:
- Soluti;
- Serasa;
- Serpro;
- Certisign;
- Valid certificadora;
- Ale1.
Passo 2: Reúna a documentação necessária
Reúna a documentação necessária para a emissão do Certificado Digital. Isso pode incluir documentos da empresa, documentos dos representantes legais e, em alguns casos, procurações.
Passo 3: Agende um atendimento presencial se necessário
Alguns tipos de Certificados Digitais, especialmente para empresas, podem exigir a validação presencial. Nesse caso, é necessário agendar um horário em um ponto de atendimento da Autoridade Certificadora para realizar a validação, por exemplo.
Passo 4: Preencha o formulário de requisição
Acesse o site da Autoridade Certificadora escolhida e preencha o formulário de requisição online. Posteriormente, informe os dados da sua empresa, dos representantes legais e outros dados necessários.
Passo 5: Realize o pagamento das taxas
Realize o pagamento das taxas associadas à emissão do Certificado Digital. Por isso, os valores podem variar dependendo do tipo de Certificado e também da Autoridade Certificadora escolhida.
Passo 6: Gere as chaves criptográficas
Após a validação, a Autoridade Certificadora fornecerá instruções para a geração do par de chaves criptográficas. Esse processo geralmente é realizado por meio de um software disponibilizado pela AC.
Passo 7: Emita o Certificado Digital
Com o par de chaves gerado, a Autoridade Certificadora emitirá o Certificado Digital. O certificado será armazenado em um dispositivo criptográfico (token USB ou cartão inteligente) ou em formato de arquivo, dependendo do tipo de certificado.
Passo 9: Instalação e teste do Certificado Digital
Instale o Certificado Digital nos dispositivos e sistemas que serão utilizados pela empresa. Certifique-se de que tudo está funcionando corretamente realizando testes de assinatura digital e autenticação, por exemplo.
Saiba como instalar Certificado Digital no seu computador
Antes de tudo, a instalação do Certificado Digital pode variar dependendo do tipo de certificado e do sistema operacional utilizado.
A seguir, você pode conferir o passo a passo geral para a instalação do Certificado Digital. Mas, lembre-se de que os detalhes podem variar, e é sempre aconselhável seguir as instruções específicas fornecidas pela Autoridade Certificadora responsável pelo seu certificado.
1. Instalação do software da Autoridade Certificadora
Se a sua AC forneceu um software para a instalação do Certificado Digital, é recomendável instalar esse software antes de prosseguir. Assim, basta seguir as instruções fornecidas pela AC para a correta instalação.
2. Instalação do Certificado Digital em computadores Windows
Para a instalação do Certificado A1 em arquivo, basta seguir o passo a passo:
- Abra o arquivo do Certificado Digital (com extensão .pfx ou .p12).
- Siga as instruções do assistente de importação/exportação para instalar o certificado no repositório do Windows.
Agora, para Certificado A3, como um dispositivo criptográfico, siga as seguintes instruções:
- Conecte o dispositivo criptográfico (token USB ou cartão inteligente) ao computador.
- O Windows geralmente reconhecerá automaticamente o dispositivo e instalará os drivers necessários.
3. Configure o Certificado Digital em Navegadores e Aplicações
Depois de instalar o Certificado Digital no sistema operacional, configure os navegadores e aplicações que você pretende utilizar. Geralmente, isso envolve selecionar o Certificado Digital na aba das configurações de segurança ou preferências, por exemplo.
Como fazer a renovação do certificado digital?
O processo para renovar certificado digital é bastante simples e pode ser feito digitalmente. Primeiramente, você deve procurar a Autoridade Certificadora do seu certificado e seguir os passos recomendados.
Além disso, esse processo deve ser feito com uma antecedência mínima de 30 dias antes da expiração do certificado. Dessa forma, você pode resolver qualquer pendência relacionada à documentação.
O único requisito é que a empresa, ou pessoa jurídica, já possua um certificado digital ativo e dentro do prazo de validade.
Por fim, agora que você se aprofundou sobre os Certificados Digitais, é hora de conhecer as soluções da STi3 e otimizar os processos da sua empresa com segurança. Acesse nosso site e descubra como ter uma gestão eficiente com o ERP ideal para o seu estabelecimento.
