Emitir notas fiscais eletrônicas faz parte do dia a dia de qualquer empresa. No entanto, o assunto é um pouco complexo e pode gerar muitas dúvidas, principalmente para quem está começando a empreender.
A nota fiscal é um documento jurídico que serve não só para prestar contas ao consumidor do produto que ele está adquirindo, mas ainda fornecer informações ao FISCO.
Não gerar esse documento, ainda que por desconhecimento do empreendedor, é uma prática ilegal e representa sonegação fiscal, de acordo com a lei 4.729, de julho de 1965.
Por isso, toda empresa que deseja manter sua situação fiscal regular precisa emitir a nota fiscal eletrônica, de acordo com suas especificidades, e transmiti-la aos órgãos responsáveis.
Agora, se você deseja saber como emitir notas fiscais eletrônicas e qual tipo a sua empresa precisa gerar, continue lendo esse artigo que a STi3 Sistemas preparou para você.
Para que serve uma nota fiscal?
A nota fiscal serve para documentar a venda de um produto ou a prestação de serviço e, portanto, para o recolhimento de tributos pelo FISCO.
Dessa forma, lojas de roupas, restaurantes ou prestadores de serviço precisam emitir o documento informando a relação de produtos, valores, dados da empresa, entre outros.
Portanto, emitir notas fiscais eletrônicas serve para comprovar a regularidade do negócio e prestar contas à Receita Federal, bem como para facilitar o controle de estoque, faturamento e impostos.
Já para o consumidor, o documento serve como comprovante de compra em casos de devolução ou troca de produto e para dedução de Imposto de Renda.
Por que usar uma nota fiscal eletrônica?
O modelo digital da nota fiscal facilita a rotina das empresas e da Receita Federal. Por isso, começou a ser implantado em 2006 e possui diversos benefícios.
O primeiro deles está relacionado à redução de custos, já que é preciso ter uma impressora específica para a emissão de Cupom Fiscal (ECF) e papel térmico.
Já com os documentos digitais, é possível reduzir a compra de papel e de suprimentos para os equipamentos, além do espaço físico para o armazenamento, pois agora os documentos fiscais podem ser guardados diretamente em discos virtuais na internet.
Além disso, o software de geração da nota fiscal permite o cadastro prévio de clientes, produtos e serviços.
Com os dados memorizados, ele emite a nota automaticamente, tornando o processo bem mais produtivo e eficiente.
A nota fiscal eletrônica ainda permite:
- Maior controle financeiro;
- Diminui os erros de escrituração;
- Facilita a organização e gerenciamento de documento;
- Agilidade no envio das informações para o Fisco;
- Envio da cópia do cliente por e-mail;
- Automatização de processos;
- Transparência das transações.
Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?
Atualmente existem cinco tipos de nota fiscal eletrônica, cada uma com suas especificidades.
Por isso, conhecer todas elas é fundamental para o seu negócio.
1. NF-e
A Nota fiscal eletrônica é obrigatória para as empresas de comercialização de produtos.
Ela é utilizada nas operações de venda com cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
Além da discriminação dos produtos e valores, ela deve conter ainda:
- Razão Social;
- CNPJ;
- Telefone;
- Endereço completo;
- E-Mail;
- Inscrição Estadual.
2. NFS-e
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica substitui a Declaração de Serviço, exigida pelos municípios para a cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).
Assim, você pode contar com softwares integrados ao sistema da prefeitura para emitir notas fiscais eletrônicas desse tipo, que ainda podem conter impostos específicos de cada município.
3. Cupom fiscal eletrônico
Também chamado de Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), ele substitui o cupom fiscal de papel emitido pela ECF.
Seu objetivo é confirmar os custos da transação, bem como comprovar os produtos ou serviços adquiridos pelo consumidor.
Em São Paulo, o cupom fiscal eletrônico deve ser emitido utilizando um equipamento chamado SAT, que autoriza e transmite o cupom para a Secretaria da Fazenda.
4. NFA-e
A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica é usada por empresas que não são obrigadas a emitir a NF-e. Geralmente são aquelas que vendem com pouca frequência.
Esse documento serve para comprovar a operação para o cliente e, por isso, se parece com a nota fiscal tradicional.
A NFA-e pode ser gerada no site da SEFAZ.
Como emitir notas fiscais eletrônicas de maneira otimizada?
Você pode emitir a nota fiscal eletrônica da sua empresa de maneira otimizada pelo site da prefeitura, SEFAZ ou ainda através do sistema ERP.
Entretanto, a maneira de emissão irá depender do tipo de nota fiscal. Assim, é essencial saber o enquadramento fiscal e a situação cadastrada da sua empresa.
Normalmente, as empresas que comercializam produtos precisam ter um certificado digital. Ela é um tipo de assinatura virtual que assegura a autenticidade da nota fiscal emitida.
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e a Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e) são emitidas através da Secretaria da Fazenda do seu estado. Já a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) pela secretária de finanças do município.
1. Emitir notas fiscais eletrônicas pelo site da prefeitura
Empresas de prestação de serviço podem emitir a NFS-e no site da prefeitura em que é cadastrada.
Assim, cada município tem suas próprias regras para emissão, podendo solicitar o certificado digital, CNPJ, entre outros.
No caso de Microempreendedor Individual (MEI), geralmente é necessário possuir uma inscrição municipal para emitir a nota.
2. Cadastro próprio
Já as empresas que trabalham com a comercialização de produtos podem emitir tanto a NF-e quanto a NFC-e no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.
Para isso será preciso:
- Cadastrar os dados da empresa no programa;
- Digitar uma nova Nota Fiscal Eletrônica ou importar os dados de uma nota fiscal no formato txt ou xml.
- Validar as informações da Nota Fiscal;
- Assinar digitalmente a Nota Fiscal Eletrônica com o certificado digital padrão ICP Brasil;
- Transmitir a Nota Fiscal Eletrônica à Secretaria da Fazenda em que a empresa está inscrita;
- Verificar se a Nota Fiscal Eletrônica foi autorizada através do Documento Auxiliar – DANFE.
3. Como emitir notas fiscais eletrônicas pelo sistema ERP?
A forma mais prática de emitir notas fiscais eletrônicas é através de um sistema Enterprise Resource Planning (ERP). Ele é um sistema de gestão que integra não só dados, mas também os processos de uma empresa.
O Sistema de Gestão e Automação Comercial da STi3, permite a emissão da nota fiscal eletrônica de forma automática, facilitando não só o gerenciamento das vendas e estoque da empresa, mas ainda os processos burocráticos.
Vale a pena emitir notas fiscais eletrônicas por um sistema próprio?
Sim, vale a pena ter um sistema próprio para emitir notas fiscais eletrônicas da sua empresa.
Ainda que seja possível gerar esses documentos no site dos órgãos responsáveis, isso demanda muito tempo. Afinal, é preciso preencher alguns dados sempre que for emitir uma nova nota.
Entretanto, com um sistema próprio, cujas informações já estão salvas, a nota é gerada instantaneamente.
Isso facilita a rotina da empresa e, assim, permite que os funcionários dediquem seus tempos para a realização de outras atividades.
Agora, se você deseja saber mais sobre todas as funções do Sistema de gestão da STi3 e como ele pode te ajudar em seu negócio, solicite uma demonstração sem custo e nem compromisso.
