O fluxo de caixa é uma das ferramentas mais importantes na gestão financeira de um negócio, e entender como esse processo funciona é o primeiro passo para ter um controle de contas eficiente.
No dia a dia do comércio, o empreendedor lida com um grande volume de movimentações financeiras, e se não realizar o devido acompanhamento, pode se perder nas finanças.
No entanto, mesmo nos dias de hoje, muitos lojistas e comerciantes ainda não consideram esse processo como fundamental nas rotinas do negócio, ou não entendem como fazê-las do jeito certo.
Para te ajudar a entender definitivamente o que é fluxo de caixa e por que essa prática é tão importante, a STi3 Sistemas preparou um guia especial sobre o assunto.
Continue acompanhando para conferir todos os detalhes sobre essa ferramenta, e como você pode ter controle total do seu caixa.
O que é um fluxo de caixa?
Fluxo de caixa é uma ferramenta pela qual o empreendedor pode registrar e acompanhar todas as entradas e saídas de recursos financeiros do seu negócio.
Em outras palavras, é o meio pelo qual pode-se conferir as vendas, os recebimentos e os pagamentos feitos em determinado período de análise, seja um dia, uma semana ou um mês.
No comércio, é comum ouvir falar sobre esse conceito, mas nem sempre as pessoas entendem o que ele significa, ou qual a sua real importância.
No entanto, em um primeiro momento, o fluxo de caixa é uma ferramenta simples de compreender, pois sua principal função é registrar e monitorar as entradas e saídas de dinheiro.
Além disso, existem diversas formas de realizar esse acompanhamento nos dias de hoje, como:
- Livros de registros manuais;
- Sistemas automatizados;
- Plataformas de integração;
- Planilhas online.
Com isso, mesmo pequenos comércios podem acompanhar o fluxo de caixa de maneira prática e simples.
Para que serve o fluxo de caixa?
Antes de mais nada, o fluxo de caixa é uma ferramenta extremamente importante para a gestão financeira do seu negócio.
Ele permite o registro de todas as movimentações que acontecem no caixa, o que proporciona um controle mais eficiente e completo das entradas e saídas de recursos.
Além disso, esse recurso também apresenta outras finalidades, além de possibilitar uma administração mais concreta do seu comércio.
Por exemplo, o fluxo de caixa oferece uma visão mais ampla sobre a verdadeira situação contábil do negócio.
Isso porque os registros podem indicar informações importantes, como:
- Quantidade de vendas;
- Ticket médio;
- Preferência dos consumidores;
- Produtividade das vendas.
Com esses dados, o empreendedor poderá elaborar estratégias mais eficientes para otimizar as suas vendas, com base no que o fluxo de caixa indica.
Ainda, essa ferramenta é fundamental para a tomada de decisões em situações inesperadas, pois será possível saber quanto dinheiro está sobrando, e qual o valor disponível para lidar com as emergências.
Por fim, o fluxo de caixa também serve como documento contábil, que comprova as receitas e despesas da empresa, evitando problemas com a fiscalização e com a Receita Federal.
Entender essa ferramenta ajuda o empreendedor a administrar melhor não apenas as finanças do negócio, como também todos os procedimentos relacionados a esse setor.
Qual a importância do fluxo de caixa?
Basicamente, não é possível fazer uma gestão financeira adequada sem o fluxo de caixa.
A correta administração das contas da loja só pode ser feita a partir do conhecimento das receitas e despesas, de tudo que entra e sai dos cofres.
Por isso, utilizar uma ferramenta como o fluxo de caixa é essencial para possibilitar esse gerenciamento no dia a dia.
Além disso, esse recurso é responsável por fornecer informações cruciais para o empreendedor, como a produtividade das vendas e qual o verdadeiro rendimento do negócio.
No entanto, a importância do fluxo de caixa também se estende para outros setores.
Por exemplo, o gestor será capaz de elaborar estratégias de marketing mais eficientes, para atrair mais clientes e realizar mais vendas, com base nas informações coletadas pela análise do fluxo de caixa.
Em um âmbito geral, é possível tomar decisões mais assertivas e com mais segurança, por conhecer, de fato, a situação financeira do seu negócio.
Principais tipos de fluxo de caixa
Depois de entender mais sobre o conceito de fluxo de caixa e para que ele serve, é importante conhecer também os tipos disponíveis dessa ferramenta.
Cada modalidade surgiu com o propósito de atender diferentes demandas, e permite que o empreendedor utilize o modelo que mais combina com o perfil do seu comércio.
Por isso, confira mais detalhes sobre cada tipo, e quais as suas principais características:
Fluxo de caixa livre
O fluxo de caixa livre representa os recursos disponíveis no caixa depois do pagamento de todas as despesas.
Basicamente, essa modalidade não traz todas as movimentações como informação principal, apenas o valor que sobra depois que a empresa quita os seus débitos.
Esse tipo de caixa de fluxo é importante, principalmente, para que o empreendedor tenha um conhecimento mais concreto sobre os recursos disponíveis nos cofres da loja.
No entanto, é importante lembrar que essa categoria analisa mais o valor restante do caixa, como trocos. Nesse caso, ela não registra outros patrimônios que podem influenciar no registro financeiro, de forma geral.
Por isso, vale a pena acompanhar o fluxo de caixa livre no dia a dia, para saber se as contas fecharam no positivo, mas o empreendedor também deve alinhar essa modalidade com outras complementares.
Fluxo de caixa descontado
Enquanto isso, o conceito do fluxo de caixa descontado é um pouco mais complexo do que os demais.
Isso porque ele permite o cálculo do valor da empresa antes de adquirir suas ações, sendo um instrumento que auxilia, principalmente, investidores interessados no negócio.
Essa ferramenta também é conhecida como valuation, e não costuma ser um fluxo de caixa utilizado no cotidiano.
Com ela, o empreendedor também poderá determinar o valor do seu negócio com base em análises passadas e previsões de caixa para o futuro.
Nesse caso, quanto maior a geração de caixa, maior o valor de mercado.
O fluxo de caixa descontado também apresenta uma variabilidade maior, por trabalhar com renda variável e mais previsões do que dados concretos.
De forma geral, esse conceito é bastante útil para investidores, mas não possui uma aplicação tão prática no dia a dia.
Operacional
Enquanto isso, o fluxo de caixa operacional é aquele que trabalha com os resultados obtidos a partir da observação das receitas e despesas da empresa em determinado período de tempo.
O conceito é parecido com o conceito de fluxo geral convencional, pois traz todas as principais despesas e receitas do negócio.
No entanto, a diferença é que o fluxo organizacional é utilizado nos Demonstrativos de Resultados, documentos contábeis importantes para a empresa.
Embora seja uma modalidade menos acessível, esse fluxo de caixa é igualmente importante, e vale a pena acompanhar seus movimentos,
Direto
O fluxo de caixa direto, como o nome indica, não apresenta variações nos resultados que exibe.
Nesse caso, ele considera apenas os recebimentos e pagamentos brutos, sem levar em conta possíveis descontos
Esse tipo é ideal para gestores que buscam maneiras mais simples de acompanhar seu caixa, mas sem abrir mão das vantagens de ter essa ferramenta.
Indireto
Enquanto isso, o fluxo de caixa indireto é baseado nos resultados apresentados pela modalidade operacional.
Por exemplo, caso os resultados apontem lucro ou prejuízo, esse será o fluxo de caixa indireto daquele determinado período.
Além disso, é comum que esse fluxo apresente mais detalhes que não aparecem em outras modalidades, como:
- Amortizações;
- Depreciações;
- Variações na conta.
Dessa forma, o fluxo analisa fatores que vem dos caixas e podem influenciar nos recebimentos, mas não são diretamente relacionados à ferramenta, por isso o nome.
Quais os benefícios de um fluxo de caixa no varejo?
Mesmo depois de conhecer mais sobre o fluxo de caixa e suas diferentes categorias, muitos empreendedores ainda podem ter dúvidas sobre investir nessa ferramenta.
Nesse caso, vale a pena conhecer alguns dos benefícios que ela pode trazer para o comércio e varejo.
Dessa forma, o empreendedor poderá avaliar o recurso de forma mais completa antes de tomar uma decisão.
Confira mais detalhes sobre as principais vantagens de acompanhar o seu fluxo de caixa:
Previsibilidade
O fluxo de caixa também funciona como um documento de análise para o empreendedor, e permite que ele faça previsões para os próximos períodos.
Essa previsibilidade pode ser feita em diferentes períodos, desde pequenos intervalos, até longas projeções.
Por exemplo, o empreendedor pode acompanhar o fluxo de caixa diário, e, com isso, determinar com mais precisão os próximos recebimentos, por meio da média de movimentações.
O mesmo se aplica em uma análise mensal, e assim sucessivamente, até previsões de longo prazo, como projeções anuais.
Seja como for, acompanhar o fluxo de caixa permite que o empreendedor tenha esse conhecimento prévio, e, assim, desenvolva um controle melhor das finanças da sua loja.
Controle Financeiro
Como mencionamos, um controle financeiro efetivo só é possível por meio do fluxo de caixa.
Essa ferramenta está em contato direto e constante com os recursos financeiros primários da loja, que são os recebimentos das compras.
Isso significa que são as movimentações do fluxo de caixa que oferecem a base de gerenciamento dos demais recursos financeiros disponíveis.
Por exemplo, ao avaliar o saldo do caixa, o empreendedor saberá qual o valor disponível para o pagamento de contas, e quanto irá sobrar para investimentos, ou para a reserva de emergência.
Todas essas informações permitem um controle financeiro mais eficiente e completo, e elas só estão disponíveis por meio do monitoramento do caixa.
Tomada de decisão assertiva
Ter uma base concreta de informações sobre a situação financeira do seu negócio permite tomadas de decisões mais assertivas e com mais segurança.
Isso porque inúmeras deliberações que influenciam no negócio dependem de recursos financeiros. Por exemplo:
- Realização de um investimento;
- Compra de determinado produto;
- Criação de novas estratégias e campanhas publicitárias;
- Decisões para lidar com um imprevisto na loja.
No entanto, um controle financeiro reduzido pode limitar as opções do empreendedor, fazendo com que ele deixe de tomar a melhor decisão para o negócio.
Dessa forma, conhecer o fluxo de caixa é o primeiro passo para analisar a situação com mais segurança, e ampliar o número de possibilidades com base nos recursos financeiros disponíveis.
E essa vantagem também se aplica em casos onde o fluxo de caixa não está tão positivo.
Por exemplo, caso aconteça um imprevisto, o gestor saberá sobre sua situação financeira, e poderá escolher o melhor caminho com base no dinheiro que ele tem no caixa, considerando um crédito extra ou opções com menos custos.
Uma decisão assertiva é aquela que impulsiona o empreendimento, trazendo o melhor custo-benefício e soluções efetivas para a ocasião.
E fazer essas escolhas com máximo conhecimento sobre o fluxo de caixa é a forma ideal de administrar um comércio.
Redução de custos
Além disso, um dos grandes benefícios que o fluxo de caixa traz para o negócio é a redução de custos, de forma geral.
Isso porque o gerenciamento dessa ferramenta no dia a dia disponibiliza várias informações para o empreendedor.
Por exemplo, como está a produtividade da loja, o número de vendas e quanto está entrando ou saindo.
A partir desses dados, é possível fazer uma análise de todos os gastos do empreendimento, e localizar custos que podem ser dispensados.
No dia a dia, existem uma série de atividades que podem estar gastando mais dinheiro do que recolhendo, sem que o empreendedor perceba.
E não apenas em grandes atividades, podendo ser também em pequenos detalhes, como no uso de um equipamento ou alguma abordagem no momento da compra.
Por isso, entender melhor como funciona o fluxo de caixa e registrar essas movimentações faz com que o comércio comece a reduzir gastos, e, assim, potencializar os rendimentos com mais economia.
Ainda, acompanhar esse processo também ajuda na tomada de decisões que tenham o melhor custo-benefício para a loja. Fazer a escolha certa é uma maneira de economizar, evitando gastos e prejuízos no futuro.
Por isso, é importante conhecer o fluxo de caixa e fazer um acompanhamento eficiente dessas movimentações, para otimizar os recursos que entram, e também os que saem.
Como montar um fluxo de caixa assertivo no varejo?
Após entender melhor o que é fluxo de caixa e porque esse processo é tão importante para a sua loja, chegou o momento de aprender como montar um fluxo eficiente e assertivo.
É claro, vale a pena reforçar que cada varejo funciona de uma forma, de modo que seu fluxo de caixa também possui características únicas e exclusivas.
Por isso, é importante sempre adaptar os processos para que eles atendam às suas demandas de maneira satisfatória.
No entanto, para empreendedores que estão começando a usar essa ferramenta, ou ainda não conhecem as etapas básicas, existem algumas dicas que podem otimizar o seu fluxo.
Dessa forma, será mais fácil administrar as movimentações, e, no futuro, adequá-las para o seu comércio.
Confira algumas recomendações para montar um fluxo assertivo e eficiente para o seu varejo:
Registre todas as movimentações da empresa
Pode parecer uma dica óbvia, mas é fundamental anotar todas as movimentações da empresa, sejam elas quais foram.
Muitas pessoas podem associar o fluxo de caixa somente às vendas, mas qualquer entrada e saída de dinheiro deve compor os seus registros.
Isso inclui, por exemplo, pagamentos diversos, ou emergências que dependem do uso de recursos financeiros.
Qualquer movimento que envolva dinheiro deve ser registrado no seu sistema, podendo ser um livro contábil, uma planilha ou uma plataforma especializada.
Isso também se aplica para outros setores que utilizem recursos financeiros da empresa, como o setor de marketing ou de RH.
Mesmo pequenos negócios precisam ter esse acompanhamento detalhado, para desenvolver um fluxo de caixa eficiente e mais completo.
Categorize o que é receita e o que é despesa
A principal função de um fluxo de caixa é anotar as movimentações de receitas e despesas dentro do varejo.
No entanto, é importante definir como se classifica cada uma dessas operações, pois elas influenciam diretamente todas as análises que dependem desses registros.
A começar pelas receitas, trata-se de todo tipo de entrada de dinheiro que a loja recebe. Ou seja, movimentações positivas no caixa, como:
- Pagamento de compras no dia a dia;
- Contas a receber de terceiros;
- Retorno de investimentos.
Enquanto isso, as despesas são movimentações negativas, que diminuem o saldo do caixa, como:
- Despesas fixas e variáveis que a loja possui;
- Despesas administrativas e de produção;
- Pagamento de fornecedores;
- Pagamento de funcionários;
- Investimentos;
- Compras de estoque.
Nesse caso, tudo que envolve gasto de dinheiro pode ser considerado uma despesa, mesmo que traga receitas no futuro.
Realizar essa divisão é o primeiro passo para um fluxo de caixa eficiente, pois o empreendedor poderá identificar mais facilmente quais movimentações são positivas ou negativas.
Visualize uma projeção do caixa utilizando dashboards
Um dashboard é um painel de controle que facilita a visualização de dados, e pode ser uma ferramenta importante para potencializar o seu fluxo de caixa.
Esse recurso permite que o empreendedor veja uma série de métricas e análises todas no mesmo lugar, de forma mais simples e visualmente organizada.
Ao mesmo tempo, administrar efetivamente o fluxo de caixa significa acompanhar seus resultados e, principalmente, as suas projeções para o futuro.
No entanto, para otimizar esse acompanhamento, vale a pena utilizar um painel que integre e reúna todas as informações necessárias.
Por isso, o dashboard pode ser uma alternativa eficiente para elaborar um bom fluxo de caixa.
Todos os dados estarão disponíveis em um único lugar, de forma customizada e visual, com gráficos e relatórios mais simples de ler.
Quanto mais prático for esse acompanhamento, melhores serão os resultados que dependem deles.
Conte com um sistema de varejo integrado
Por fim, contar com um sistema de varejo integrado é fundamental para montar um bom fluxo de caixa na sua loja.
Hoje em dia, a tecnologia foi capaz de proporcionar inúmeras ferramentas automatizadas que ajudam o empreendedor nas suas rotinas financeiras.
No passado, as principais opções para acompanhar os fluxos de caixa eram manuais, como livros de registros.
Essas alternativas evoluíram para planilhas, que, inclusive, ainda são muito utilizadas por pequenos negócios, inclusive disponibilizadas por entidades como o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE).
Entretanto, mesmo comércios e varejos já podem usufruir dos benefícios de um sistema integrado mais simples, mas que oferece todos os recursos necessários para esse gerenciamento financeiro.
A STi3, por exemplo, oferece um fluxo de caixa organizado, otimizado e eficiente, que reúne todos os setores da empresa em um único lugar.
Nosso sistema é otimizado para atender as necessidades personalizadas de cada cliente, e ajudar a elaborar os seus registros com máxima produtividade.
Por isso, não deixe de considerar um sistema integrado como o da STi3 para dar início ao seu fluxo de caixa.
O fluxo de caixa consegue ajudar uma empresa a crescer no longo prazo?
Um fluxo de caixa adequado e eficiente pode ser vantajoso não apenas a curto prazo, como também pode ajudar a empresa no futuro também.
Em um primeiro momento, muitos empreendedores podem pensar nessa ferramenta de gestão como uma solução momentânea, que ajuda a ter mais controle das finanças no presente.
No entanto, com estratégias eficientes, redução de custos e um acompanhamento rigoroso, o empreendimento pode ganhar novas proporções e expandir o seu alcance, graças ao fluxo de caixa.
Seus benefícios podem ser aproveitados já nos primeiros meses, além de ser um dos pilares para projeções e para a tomada de decisões que são essenciais para o comércio crescer.
Em resumo, é essencial que a sua loja invista em um bom fluxo de caixa, para acompanhar as movimentações financeiras, ter um controle financeiro mais completo e trazer resultados mais positivos para você!
