O Danfe é um dos documentos que as empresas precisam emitir durante uma transação comercial. Esse documento serve para auxiliar a NF-e, mas não pode substituí-la.
A Nota Fiscal eletrônica faz com que a transmissão dos dados de vendas à Secretaria da Fazenda, bem como o recolhimento de tributos, seja mais eficiente e imediato.
Mas por ser um documento digital, seu acesso, principalmente em fiscalizações rodoviárias, é mais difícil.
Portanto, o Danfe foi criado para facilitar a conferência dos dados da NF-e. Além de garantir o cumprimento das obrigações fiscais por parte da empresa.
Agora, se você deseja saber mais sobre esse documento e como emiti-lo, continue lendo esse artigo que a STi3 Sistemas preparou para você.
O que é Danfe?
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é uma representação física e simplificada da nota fiscal eletrônica (NF-e), já que esse último é totalmente online.
Por meio de uma chave de acesso, o Danfe possibilita acessar o arquivo digital da nota armazenada nos servidores da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Assim, as informações do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica são suficientes durante um processo de fiscalização e conferência de mercadorias pela Receita Federal.
Por isso, além da chave e do código de barras, ele deve conter um resumo da NF-e, como os dados jurídicos e comerciais do emitente, dados dos destinatários e o valor total da mercadoria.
Para que serve o Danfe?
O Danfe serve para comprovar a existência da NF-e, pois possibilita que suas informações estejam acessíveis em qualquer lugar, além do ambiente digital.
Desse modo, precisa acompanhar as mercadorias em todo o seu trajeto, desde a loja até o cliente final.
Além disso, ele confirma a realização da operação, uma vez que pode ser usado para colher a assinatura do destinatário no momento da entrega ou da prestação de serviço.
Por fim, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica pode apoiar na escrituração contábil das empresas. O que, por sua vez, facilita a organização do negócio.
Dessa maneira, ele é importante para a Receita Federal, para o negócio e para o cliente.
Quais as principais diferenças do Danfe e da nota fiscal eletrônica?
Embora ambos estejam relacionados, o Danfe e a NF-e são documentos distintos em vários aspectos, veja:
1. Formato
A principal diferença entre o Danfe e a NF-e diz respeito ao formato. O primeiro é físico, pode ser impresso a qualquer momento e enviado ao consumidor.
Já o segundo, é totalmente digital e só pode ser acessado através de um arquivo XML.
A Nota Fiscal Eletrônica foi instituída pelo Governo Federal em 2007 como parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), um programa para modernizar e facilitar a transferência de informações fiscais e contábeis das empresas.
Portanto, a nota, cujo objetivo é documentar o comércio de mercadorias ou prestação de serviços, fica armazenado eletronicamente na SEFAZ.
2. Arquivo XML
Enquanto o Danfe é um documento físico, a NF-e é um arquivo digital XML padronizado conforme a escrituração fiscal brasileira.
As empresas só podem emitir a Nota Fiscal eletrônica através de programas específicos, como um sistema de gestão empresarial, ERP.
Já o cliente que deseja acessar a nota, precisa entrar no Portal da NF-e e digitar a chave de acesso descrita no Danfe.
3. Valor Fiscal
Por fim, a NF-e possui valor fiscal e serve para o recolhimento de tributos pelo FISCO.
Dessa forma, tanto o fornecedor quanto o comprador devem guardar os arquivos XML por no mínimo cinco anos para que possam ser apresentadas em caso de uma fiscalização realizada pela Receita Federal.
Já o Danfe não tem valor fiscal e, portanto, não precisa ser arquivado.
Informações obrigatórias da Danfe
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica deve conter obrigatoriamente uma chave de acesso e um código de barra, além de:
- Dados do emitente (nome, CNPJ, endereço);
- A frase “Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE”
- Natureza da operação;
- Data e hora de saída da mercadoria;
- Dados da transportadora;
- Identificação do veículo;
- Lista dos itens comercializados ou serviço;
O código de acesso contém 44 dígitos, formados por:
- Primeiros 2 dígitos: código do Estado (UF) do emitente – primeiros
- 4 dígitos seguintes: ano e mês da emissão da NF-e (no formato AAMM)
- 14 dígitos seguintes: CNPJ do emitente da NF-e (CNPJ da sua Empresa)
- 2 dígitos seguintes: modelo da NF-e
- 3 dígitos seguintes: série do NF-e
- 9 dígitos seguintes: número da NF-e
- 9 dígitos seguintes: código da NF-e (número gerado pelo sistema)
- Último dígito: dígito verificador – DV.
Este documento ainda precisa seguir um layout padronizado, disponível no Manual de Integração do Contribuinte, e pode ser impresso em qualquer tipo de papel, exceto papel jornal, com tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício.
Como gerar um Danfe?
Gerar um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica para ser encaminhado para o cliente ou para ser impresso é muito simples, confira:
1. Ter um único emissor para gerar o documento
Para reduzir divergências, o Danfe deve ser gerado pelo mesmo software de emissão de NF-e.
A SEFAZ conta com um emissor gratuito, mas a empresa também pode usar um sistema próprio de gestão, como o da STi3.
Esse sistema conta com uma solução completa para restaurantes, lojas de roupas e outros negócios de varejo.
Por meio da integração automatizada, ele facilita não só o controle de vendas e estoque, mas também a emissão da Nota Fiscal e do Documento Auxiliar, possibilitando ainda o envio dele aos clientes.
2. Natureza de operação
O Danfe só pode ser gerado após a emissão da Nota Fiscal Eletrônica.
Sendo assim, por meio do sistema de gestão, emite-se o arquivo XML com todas as informações fiscais da operação comercial.
Ele então é assinado através do certificado digital, para ser transmitido em sequência para a Secretaria da Fazenda.
Se a nota estiver correta, o governo valida e a devolve para a empresa, que então poderá fazer a impressão da Danfe.
3. Impressão da Danfe
A partir do sistema usado, você terá a opção de imprimir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, armazená-lo no computador ou ainda enviar para o e-mail do cliente.
Qual a importância do Danfe para o negócio?
O Danfe garante uma maior transparência para as empresas, uma vez que permite que os clientes possam consultar os dados da NF-e no site da Receita Federal ou da Sefaz.
Ele ainda certifica que o negócio está em dia com as obrigações fiscais e tributárias, além de reduzir as chances de erros de escrituração, pois é gerado no mesmo emissor da Nota Fiscal Eletrônica.
Por isso, toda empresa que queira se destacar no mercado, atuando de forma regular, precisa gerar o Danfe de modo obrigatório.
E por isso, ter um sistema operacional como a STi3, que facilite esse processo, pode ser o grande diferencial para a otimização de tempo do seu negócio.
E se você deseja um software que permita a emissão destes documentos seguindo as exigências tributárias, precisa conhecer o Sistema da STi3. Peça agora uma demonstração gratuita clicando aqui.
