Adquirir um ERP para pequenas empresas é essencial para qualquer negócio que tenha como um de seus principais objetivos se destacar diante de sua área de atuação.
Esse tipo de software automatiza diferentes processos, reduz diversos erros, facilita a gestão, ajuda na tomada de decisões e faz com que o PDV de uma loja seja muito mais eficiente.
No entanto, escolher um sistema não é uma tarefa fácil, já que existem muitas opções no mercado e é necessário buscar uma alternativa que se adeque melhor às necessidades da empresa.
Pensando nisso, reunimos algumas dicas e sugestões de como escolher um ERP para pequenas empresas e garantir maior eficiência de operação já visando o curto prazo.
O que é o ERP para pequenas empresas?
O Enterprise Resource Planning (ERP) é um software de gestão usado para controlar os recursos da empresa. Sua principal função é integrar todos os departamentos e dados de um negócio.
Ele também é uma importante ferramenta de automação empresarial, pois permite que determinadas tarefas sejam realizadas de forma automática e sincronizadas.
Por que o ERP para pequenas empresas é tão importante?
A falta de controle de um negócio é um fator prejudicial para a sua sobrevivência. De acordo com uma pesquisa do Sebrae, a falta de gestão empresarial é um dos motivos para uma empresa falir antes dos cinco anos.
Por isso o ERP é tão importante para um pequeno empreendimento. Com o software, o empreendedor consegue administrar todos os processos de forma simples, sem precisar se preocupar com relatórios complexos.
Além disso, ele reduz problemas financeiros causados por dados incorretos e contas incompatíveis. Afinal, tudo é registrado automaticamente no momento de uma venda, o que evita erros de digitação, por exemplo.
10 dicas de como escolher um ERP para pequenas empresas eficientes
Um bom sistema de gestão precisa não só integrar todos os setores, mas ser útil em todos os setores da empresa. Com ele, é necessário conseguir operar de diferentes maneiras, como:
- Ter o controle do estoque;
- Operar o financeiro de maneira eficiente;
- Garantir um PDV rápido e interativo;
- Emitir Notas Fiscais de uma forma simples;
- Entre outros.
Veja a seguir o que você precisa analisar antes de adquirir esse tipo de software.
1. Usabilidade
Antes de adquirir um ERP para pequenas empresas é importante saber se o sistema se adequa às necessidades da empresa e se é fácil utilizá-lo.
Por isso, verifique se existe a possibilidade de testá-lo gratuitamente ou se existe uma apresentação prévia antes da contratação. Isso ajuda a compreender suas principais funcionalidades e a ver se a adaptação não será difícil.
Aqui na STi3, por exemplo, prezamos pela apresentação para explicar como um sistema ERP pode ajudar o empreendedor a ter um melhor gerenciamento de suas operações, porque acreditamos neste processo.
2. Integração facilitada de setores
Existem diferentes ferramentas disponíveis no mercado. Dessa forma, na hora de escolher um, é necessário verificar se todos os departamentos são integrados no software de maneira independente.
Pode ser que determinado ERP integre apenas o estoque com as vendas ou exija ainda a instalação de um outro programa complementar, por exemplo.
3. Fluxo de caixa eficiente
Esse é outro ponto fundamental na hora de escolher um ERP para pequenas empresas, principalmente se elas atuam com loja física, e-commerce e marketplace. Como são diferentes canais, a probabilidade de erro, e consequentemente prejuízo, são bem maiores.
Portanto, uma boa ferramenta é capaz de controlar todas as entradas e saídas de dinheiro automaticamente e de forma integrada.
4. Controle de estoque estratégico dentro do ERP para pequenas empresas
Um dos grandes benefícios de investir em um software de gestão é a integração que ele fornece com o estoque. Sem isso, a empresa pode vender produtos que estão em falta ou ficar com mercadoria encalhada.
Sendo assim, um bom programa precisa não só ter essa funcionalidade, como também permitir controlar grade de tamanhos, cores, quantidades, níveis de cada itens, vendas em diferentes canais, entre outros.
5. Integração com vendas online
Administrar um negócio físico que também funciona no online, não é uma tarefa fácil.
Imagine uma Sanduicheria em que os clientes fazem seus pedidos pelo telefone, no balcão ou ainda no iFood. Se o sistema não for bom, o negócio corre o risco de esquecer de algum ou fazer uma entrega errada. E ambos são prejudiciais para sua reputação.
Desse modo, é essencial que o ERP para pequenas empresas consiga integrar a loja física com o site ou com os aplicativos para restaurantes. O software ajuda a controlar todos os pedidos, bem como a registrar todos os pagamentos e entregas.
6. Segurança
Um software de gestão, independente do segmento, precisa ter certificados que garantam a privacidade dos dados processados. Com o ERP isso não é diferente.
Esse sistema agrega informações de diversos setores, bem como dados financeiros e tributários. Além disso, ainda pode ser acessado por diferentes colaboradores.
Portanto, antes de adquirir a ferramenta, é preciso esclarecer os tipos de segurança usados e se os dados são criptografados.
Do mesmo modo, verifique também como é a acessibilidade do ERP para pequenas empresas. Ou seja, é possível registrar pessoas específicas para acessar e monitorar os arquivos e usuários.
7. Emissão de notas fiscais no ERP para pequenas empresas
Emitir cupom fiscal ou nota fiscal eletrônica são tarefas que necessitam de bastante atenção e consomem muito tempo. Mas com uma boa ferramenta de gestão, o empreendedor consegue gerar esses documentos a partir dos pedidos e transmiti-los rapidamente à SEFAZ.
Logo, este é outro ponto que precisa ser observado na hora de escolher um software.
8. Atendimento e suporte prioritário
Também é importante saber se a empresa fornecedora do sistema presta um suporte rápido, caso ocorra algum problema.
Imagine que o sistema simplesmente pare de funcionar durante uma semana de descontos em sua loja. Se você não resolver a situação rapidamente, pode perder muitas vendas e clientes. Fora o trabalho que todos os departamentos terão para contornar a situação.
Nesse sentido, é essencial que o ERP conte com um suporte para emergências, fora do horário comercial.
9. Dashboard atrativo
O layout do programa também precisa ser de fácil compreensão e visualização. Um dos grandes benefícios de um software de gestão é facilitar o entendimento de gráficos e relatórios.
Por isso, o software ideal é aquele que conta com dashboards atrativos, ou seja, painéis visuais. Sem isso, os colaboradores podem ter dificuldade para compreender os relatórios e planilhas extensas, o que dificulta ainda mais seus trabalhos.
10. Integração com pagamentos
Por fim, o ERP para pequenas empresas precisa oferecer integração com diversos tipos de pagamento, seja ele uma TEF ou um link de pagamento.
Inclusive, essa funcionalidade se tornou essencial em um negócio, pois permite registrar qualquer venda, seja ela feita presencialmente ou pelo WhatsApp de maneira prática e totalmente segura.
Por que a STI3 é um dos melhores ERP para pequenas empresas
Com nosso software, sua empresa consegue automatizar os processos de cada departamento, reduzir custos, organizar as informações principais e, assim, aumentar a produtividade.
O Sistema STi3, conta com um painel visual simples e atrativo, além de gráficos com indicadores indispensáveis que ajudam na tomada de decisão:
- Vendas por colaboradores categorizadas por período ou por hora;
- Formas de pagamento;
- Cálculo automático do Ticket Médio;
- Pontuação de venda;
- Entre outros.
Além disso, é possível ainda controlar os níveis de estoque e ter informações rápidas sobre o fluxo de caixa, como contas a pagar e contas a receber.
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