Contar com um sistema de gestão tem sido cada vez mais essencial em diferentes tipos de lojas. Afinal, eles automatizam diversos processos operacionais e fornecem uma visão estratégica para os gestores.
Portanto, essas ferramentas são fundamentais para as empresas que querem crescer e continuar suas atividades mesmo em tempos de crise. Em 2020, por exemplo, ao menos 600 mil micro e pequenas empresas fecharam as portas, de acordo com o Sebrae.
Agora, se você deseja conhecer as vantagens de se ter essa ferramenta em sua companhia, continue lendo este post que preparamos para te ajudar a entender melhor sobre o que é um sistema de gestão e porquê ele pode ser interessante para a sua empresa!
O que é um sistema de gestão?
Um sistema de gestão consiste em um conjunto de ferramentas digitais que automatiza e controla todos os processos operacionais de uma empresa. Dessa forma, atividades que antes eram feitas de forma manual, passam a ser realizadas automaticamente.
Em uma loja de varejo, por exemplo, os softwares ajudam a:
- Controlar os níveis de estoque;
- Cadastrar clientes;
- Emitir notas fiscais;
- Realizar o fluxo de caixa;
- Elaborar relatórios gerenciais;
- Entre outros.
Todas as atividades, informações, números e setores são integrados. Dessa forma, a organização diminui o tempo e os recursos gastos com elaboração de planilhas, erros e até mesmo com reuniões.
O gestor, por sua vez, consegue ter uma visão macro do seu negócio em tempo real, bem como tomar decisões assertivas.
Quais são os principais tipos de sistema de gestão?
Existem dois tipos de sistemas gerenciais, o ERP e o CRM. Veja a seguir a função de cada um deles.
ERP
O Enterprise Resource Planning (ERP), ou Planejamento de Recursos da Empresa, é um software que visa controlar e acompanhar toda a parte gerencial de um negócio.
Dessa forma, uma de suas principais características é a integração de todos os setores e das informações.
A partir desse sistema de gestão, é possível gerenciar diversas informações, como:
- Faturamento de pedidos;
- Fluxo de caixa;
- Pagamento de tributos;
- Contas a receber;
- Tarefas Administrativas;
- Níveis de estoque;
- Entre outros.
Ou seja, o ERP permite uma visão macro de todos os processos desenvolvidos pela organização e influencia na tomada de decisão.
CRM
Já o Customer Relationship Management (CRM) é um sistema gerencial focado no processo comercial. Afinal, ele permite gerenciar o relacionamento com o consumidor desde o início de sua jornada de compras.
Dessa forma, as empresas que contam com essa plataforma conseguem não só cadastrar o cliente, mas centralizar todas as suas informações.
As funcionalidades dos CRMs dependem de cada fornecedor, mas a maioria permite gerenciar cada uma das etapas do processo comercial, organizar as informações por módulos e emitir relatórios categorizados.
Ou seja, esse tipo de sistema é capaz de fornecer dados essenciais para a elaboração de estratégias de vendas eficientes de acordo com o seu planejamento de marketing.
Como funciona um sistema de gestão na prática?
Essas plataformas possuem módulos variados, que permitem organizar e acompanhar os dados de cada área. Geralmente eles são categorizados em política de administração, planejamento, avaliação de desempenho, correções, entre outros.
O ERP possui espaços destinados à informações financeiras, como fluxo de caixa, controle de vendas, relatório de pedidos, entre outros.
Além disso, a empresa consegue configurar o sistema de gestão segundo suas necessidades. Nesse sentido, é possível organizar os relatórios gerenciais por período, quantidade de produtos ou valores, por exemplo.
Principais benefícios do sistema de gestão em um negócio
Por sincronizar dados e setores, esse tipo de plataforma reduz a ocorrência de erros manuais, facilita a realização de atividades complexas, minimiza prejuízos financeiros, entre outros.
Veja a seguir todas as vantagens proporcionadas pelas ferramentas de gestão.
1.Redução de falhas
A rotina operacional de uma empresa envolve diversos processos complexos. Portanto, um erro de digitação ou de cálculo pode prejudicar todo o negócio. Mas, com um bom sistema de gestão, diversas tarefas são realizadas automaticamente, o que evita esse tipo de falha.
Além disso, essas ferramentas diminuem o retrabalho, que é quando mais de uma pessoa ou setor realiza a mesma tarefa.
2.Integração dos setores da empresa
Esse é um dos principais benefícios dessas plataformas. Afinal, elas permitem a comunicação entre os setores e ferramentas de forma automatizada.
Geralmente, a rotina em uma empresa inclui a realização de reuniões e o envio de e-mails de um departamento para o outro para a troca de informações e o alinhamento de ideias.
Contudo, isso toma tempo e ainda aumenta o risco de erros. Utilizando um sistema de gestão integrativo e eficiente, é possível reduzir esse tipo de gargalo ao máximo, aumentando ainda mais a produtividade da equipe.
3.Controle de dados
Sem um sistema de gestão para lojas, o empreendedor não consegue ter informações precisas sobre determinados processos ou departamentos. E isso pode ser prejudicial na hora de tomar uma decisão e, consequentemente, para o crescimento sustentável da empresa.
Entretanto, com um ERP ou CRM, o gestor passa a ter controle total dos dados, que também podem ser verificados a qualquer hora e lugar.
4.Segurança de informações
As ferramentas automatizadas de gestão possuem características que asseguram as informações da empresa, como:
- Criptografia de dados;
- Regras de controle de acesso;
- Proteção de hardwares;
- Entre outros.
Dessa forma, o gestor é quem direciona quem poderá acessar essas informações e reduz o risco de ter os dados da companhia vazados.
5.Análise de dados estratégica
Muitas vezes as companhias geram diversas planilhas e relatórios desnecessários, que só faz os gestores perderem tempo com suas análises. Entretanto, alguns softwares de gestão contam com um Dashboard personalizável. Ou seja, painéis visuais que facilitam a leitura de gráficos, tabelas e imagens.
Nesse sentido, é possível escolher de forma estratégica o que será monitorado, e levar em consideração as necessidades e objetivos da empresa.
6.Melhor tomada de decisão
Por fim, o sistema de gestão permite que o gestor tenha uma visão macro de todos os fatores e processos que impactam a empresa.
Isso facilita não só a criação de estratégias para aumentar as vendas ou reter o cliente, mas também a tomar decisões sobre investimentos e parcerias, por exemplo.
Vale a pena investir em um sistema de gestão?
Essas ferramentas ampliam a capacidade gerencial e fornece aos gestores dados confiáveis e relevantes sobre a empresa.
Além disso, diminui o tempo gasto com atividades operacionais que podem ser feitas automaticamente, reduzindo assim o gasto com recursos humanos e financeiros.
Desse modo, vale muito a pena investir em um sistema gerencial, principalmente se você deseja expandir o seu negócio.
Na STi3, dispomos de sistemas para ajudar você a gerenciar o seu negócio, seja ele uma perfumaria ou um supermercado. Através deles, você consegue controlar todos os processos operacionais e financeiros, como:
- Frente de caixa;
- Emissão de documentos fiscais;
- Controle de entradas e saídas;
- Previsão de receitas;
- Calcular comissão de vendedores;
- Entre outros.
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