Otimizar a gestão do seu negócio é um dos grandes benefícios do sistema comercial. Ele é um local que reúne informações de diversos setores da empresa e permite que o gestor tenha um acesso rápido e simplificado desses dados em um só lugar.
Isso quer dizer que esses sistemas trazem para seu negócio os benefícios da automação comercial, ou seja, de tornar automatizados os processos que eram feitos manualmente e por isso gastavam muito mais tempo.
Aqui, diversas informações de vários setores da empresa são organizadas automaticamente e oferecem uma visão mais precisa de como está o funcionamento do seu negócio.
Se você quer entender melhor o que é um sistema comercial, quais seus benefícios e porque pode confiar nele para ter seu negócio mais organizado e eficiente, fique por aqui! Preparamos esse conteúdo especialmente para você!
O que é um sistema comercial
Um sistema comercial é um software que auxilia na gestão de uma empresa, por isso ele também é chamado de sistema de gestão.
Esse sistema recebe dados de diversas áreas da empresa, como:
- Vendas;
- Marketing;
- Controle de estoque;
- Atendimento ao cliente;
- Financeiro.
Ou seja, esse sistema permite a automação de processos da rotina de qualquer empresa que podem ser reunidos em um mesmo local. Além disso, ele mesmo faz o cruzamento de todos os dados e devolve relatórios, tabelas e gráficos, poupando o gestor do trabalho de fazer isso manualmente.
Esses softwares precisavam de configurações avançadas nos computadores e o pagamento de licenças altíssimas e, por isso, não estavam ao alcance de pequenas empresas. Mas hoje, com o avanço da tecnologia, esse cenário mudou e muitas empresas passaram a desenvolver sistemas de gestão voltados para pequenas empresas e varejo.
Esses novos sistemas comerciais não precisam mais nem ser instalados, em grande parte dos casos, porque funcionam na nuvem e por isso podem ser acessados de qualquer lugar que esteja conectado à internet.
O que isso significa para o gestor é que ele pode acessar as informações de sua empresa mesmo quando não estiver presente no estabelecimento. Isso é uma grande segurança e otimização do tempo – sempre curto – do empresário.
Qual a importância de entender melhor os benefícios do sistema comercial?
Compreender os benefícios do sistema comercial é necessário para que se veja a sua importância para as empresas. Não é apenas uma ferramenta opcional, mas sim um catalisador de resultados que transforma completamente as tarefas de gestão.
Como já falamos, o sistema de gestão ajuda em diversas áreas da empresa, do atendimento ao cliente até a contabilidade, automatiza processos e isso leva a uma administração mais otimizada e eficaz.
Se o seu negócio é uma pequena empresa, um sistema comercial simples porém completo já irá beneficiar muito o seu trabalho. Ele será mais ágil e com certeza, preciso, já que o processo de automação diminui as chances de erros humanos.
No entanto, todos esses benefícios que o gestor precisa compreender ainda não foram analisados neste texto, então vamos fazer isso a seguir.
12 principais benefícios do sistema comercial no varejo
Como estamos falando desde o início, os benefícios do sistema comercial para a sua empresa são muitos, não importa o tamanho dela.
Mesmo que ela seja uma empresa de varejo, um sistema de gestão completo pode auxiliar o crescimento e a administração da empresa de diversas maneiras.
Isso porque qualquer empresa, independente do tamanho, possui exigências de diversas naturezas que precisa cumprir todos os dias para continuar no mercado. Muitas dessas exigências precisam ser analisadas dentro de um contexto amplo, que é o funcionamento geral da empresa.
Mas o que isso quer dizer?
Bem, a maior parte das informações que um gestor recolhe todos os dias na empresa não funcionam para nada sozinhas.
Por exemplo, saber a quantidade total de roupas no estoque de uma loja é uma informação sem muita utilidade se não souber também, por exemplo, quais itens têm mais saída e precisam ser repostos.
Além disso, essa informação também não tem tanta serventia se não se tiver conhecimento de quanta verba existe livre no orçamento para repor essas mercadorias.
Ou seja, no cotidiano de uma empresa, as informações se cruzam e se completam. O gestor precisa sempre ter essa visão global do funcionamento da empresa e é justamente o que um bom sistema comercial dará para seu usuário.
Por exemplo, o sistema de gestão da STi3 possui um dashboard que organiza as informações de um setor ou de diversos setores da empresa bem ali, na frente do gestor. Tudo o que ele precisa fazer é tomar decisões baseadas nos dados que já foram cruzados e analisados automaticamente pelo próprio software.
Por isso é que um bom sistema comercial beneficia também o pequeno negócio. Ele poupa a energia do gestor em tarefas administrativas e permite que a administração da empresa seja mais organizada e eficiente.
Então, vamos ver agora, de maneira mais detalhada ainda, os benefícios do sistema comercial para empresas de varejo.
Segurança de informações
As informações da sua empresa, de seus clientes e funcionárias precisam sempre estar muito bem resguardadas, já que a última coisa que alguém deseja é que esses dados vazem de alguma forma e cheguem nas mãos de outras pessoas.
Por isso, as empresas que criam e administram softwares de gestão estão sempre em busca de meios para proteger essas informações. Isso é feito por meio de criptografia, mas também por existirem diferentes níveis de acesso ao sistema.
Isso quer dizer que o gestor escolhe não só quais pessoas terão acesso ao sistema, mas também o que essas pessoas conseguirão acessar, ver e fazer dentro dele. Dessa maneira, se impede que informações caiam nas mãos de pessoas erradas.
Outra medida de segurança é o fato de muitos desses sistemas funcionarem como um serviço na nuvem. Isso significa que eles funcionam em um servidor de internet e não dependem, por exemplo, do computador da loja para funcionar, ele pode ser acessado de qualquer dispositivo conectado à internet em qualquer lugar.
Isso impede que situações como um HD de um computador queimar faça todos os dados da empresa, clientes e finanças desapareçam por completo. Na nuvem, backups de segurança são realizados periodicamente e assim, suas informações estão sempre seguras.
Melhor controle financeiro
A automação comercial por meio de um sistema de gestão permite um maior controle financeiro na sua empresa. Isso acontece porque os processos automatizados diminuem as chances de erro humano ao se calcular uma quantidade grande de dados.
Esses erros podem gerar danos graves no orçamento da empresa. Por isso, um sistema que possibilita um controle mais eficiente do fluxo de caixa, controle de estoque, compras e vendas, dentre outras atividades financeiras da empresa traz enormes benefícios a ela.
Além disso, como dissemos, esses sistemas não apenas armazenam essas informações de maneira mais eficaz, também relacionam os dados uns com os outros e geram excelentes relatórios que ajudam o gestor a ter uma noção mais real da saúde financeira da sua empresa e, dessa forma, tomar decisões mais seguras em relação aos seus gastos.
Dados organizados em um único lugar
Já chegamos a mencionar que uma das grandes vantagens de um sistema comercial é ter os dados de diversas áreas da empresa todos organizados em um só lugar. Isso poupa muito tempo que seria utilizado em tarefas manuais e agora pode ser usado de maneira mais produtiva e eficiente para o crescimento da empresa.
Além disso, é sempre importante ressaltar que o sistema não apenas armazena esses dados, mas os organiza de uma forma que façam sentido para ajudar o gestor a visualizar a real situação do seu negócio.
Setores da empresa interligados
Ter praticamente todos os dados importantes da empresa em um só lugar permite que se relacionem e isso sem que o gestor precise fazer nada. O próprio sistema interliga os dados e realiza leituras sobre a empresa com base neles. Mais uma vez, é a automação dos processos aumentando a eficácia da administração do negócio.
Otimização de tarefas manuais
A automação comercial, como já dissemos, traz mais produtividade e eficácia à rotina da empresa. Isso acontece já que tarefas antes feitas manualmente agora são realizadas de maneira automática pelo sistema comercial.
Agora, o tempo que o gestor e os funcionários gastavam em todas essas tarefas pode ser direcionado a estreitar os laços com o cliente, investir em movimentos estratégicos para atrair novos clientes e aprimorar o atendimento ao público.
Economia de tempo
Com as tarefas manuais agora feitas por um sistema comercial automatizado, muito tempo de trabalho é economizado dentro da empresa. Isso é benéfico não apenas para a produtividade, mas também para a saúde de gestores e funcionários que recebem um pouco mais de ar para respirar.
Processos organizados
Ter um sistema configurado para organizar as informações importantes para a sua empresa é, grande parte das vezes, melhor que confiar em pessoas para realizar essa função.
Isso acontece não pela incapacidade das pessoas. Elas podem ser extremamente capazes, mas ainda estão sujeitas a erros que softwares programados para um determinado fim não estão. Isso garante processos muito mais organizados e eficientes.
Maior potencial de crescimento para a empresa
Todos os benefícios de que já tratamos aqui, a maior organização dos processos, um maior controle financeiro, aumento de produtividade e ainda os outros que ainda falaremos são uma receita para o sucesso.
Com maior organização e controle sobre o negócio, o empresário com certeza verá crescimento sustentável durante o tempo.
Eficiência na gestão do estoque
Uma das informações que os sistemas comerciais normalmente reúnem é o controle de estoque, o que ajuda muito na gestão desta área tão importante, principalmente para o varejo.
O programa, que tem não só as informações de estoque, mas também as de compra e venda de mercadorias, pode automaticamente cruzar essas informações e assim dar um valor mais real do que realmente está no estoque, gerando muito mais eficiência.
Controle de vendas
Os sistemas comerciais também computam as vendas realizadas pela empresa e isso é bom não apenas para computar os lucros, mas também para manter atualizado o controle de estoque.
A melhor notícia é que essas informações são geradas de maneira espontânea pelo sistema, sem a necessidade de nenhuma tarefa manual para obter essas informações.
Atendimento eficiente
A gestão mais eficiente dos diversos setores da loja, o aumento do tempo livre e da produtividade por causa da automatização do sistema e a maior organização em toda a empresa permite que esforços sejam direcionados para tarefas importantes como a melhora no atendimento ao cliente.
Essa tarefa, é claro, essencial para o crescimento da empresa, que precisa do cliente para crescer. Além disso, o sistema comercial muitas vezes permite cadastrar clientes, o que facilita a tarefa de fidelizá-lo.
Segurança fiscal
O Fisco é algo com que todo empreendedor precisa se preocupar. Estar em dia com as obrigações fiscais também é fundamental para qualquer negócio e o sistema comercial ajuda também nisso.
Isso acontece porque a maioria dos sistemas já possuem alguma sincronização com as leis tributárias vigentes e automaticamente calcula os impostos que precisarão ser pagos o que, junto ao trabalho de um contador, reduz a chance de problemas fiscais.
Como escolher um bom sistema comercial?
Um sistema comercial precisa ser escolhido com o pensamento nas necessidades específicas para a sua empresa.
Por exemplo, se você possui uma empresa de varejo, deve buscar um sistema voltado para esse ramo de mercado, como o sistema da STI3, por exemplo.
Agora, se a sua empresa é de médio porte e está em expansão, sistemas pensados para pequenas empresas podem não ser suficientes e seria melhor procurar um com mais funções que atendam às necessidades do seu negócio.
O oposto desse raciocínio também é válido, ou seja, se a sua empresa tem pequeno porte, um sistema comercial muito amplo e complexo provavelmente será um gasto desnecessário.
Quais os principais recursos que um sistema comercial pode trazer para o seu negócio?
Os principais recursos que um sistema comercial pode trazer para o seu negócio são as ferramentas de gestão que ele oferece e abrangem diversas áreas da empresa, por exemplo:
- Financeiro (fluxo de caixa, registro de compra e venda, impostos, etc.);
- Administrativo (controle de estoque, gestão de pessoas, etc.);
- Marketing (atendimento e fidelização de clientes, captação de novos clientes, etc.)
Esses são apenas alguns exemplos dos recursos que um sistema comercial pode trazer para o seu negócio além dos que estão relacionados ao aumento da produtividade e gestão do tempo que é consequência da automação de diversos processos manuais.
Vale a pena aproveitar os benefícios do sistema comercial?
O sistema comercial traz benefícios para todas as empresas que o adotam. Mesmo que seja uma empresa de varejo de pequeno porte, escolher um sistema que seja específico às necessidades do negócio vai gerar muitos benefícios.
No entanto, investir em um sistema além das necessidades da empresa, que são pensados e personalizados para negócios maiores, pode ter os benefícios apagados pelas despesas desnecessárias com algo complexo demais.
Por isso, a STi3 pensou em uma solução para atender o pequeno e microempresário, especialmente o que atua no varejo e lançou seu sistema com as necessidades desse público em mente.
Se você quer implementar um sistema comercial na sua empresa ou loja e ainda não sabe qual, confira os benefícios que a STi3 pode te oferecer!
