Toda empresa precisa ter um bom planejamento financeiro. Afinal, todo negócio gera custos logo a partir da sua existência e, por isso, é preciso ter controle. Dessa forma, além de organizar os recursos e lucros da empresa, você também precisa controlar as contas a pagar.
Ao longo desse artigo você entenderá as obrigações financeiras assumidas pela sua empresa, além de como gerir todas as contas.
Boa leitura!
O que é as contas a pagar de uma empresa?
Como o próprio nome diz, as contas a pagar nada mais é do que o processo de gestão, organização e, principalmente, pagamento das contas em aberto contra a empresa.
Ou seja, teoricamente, nada mais é do que as obrigações financeiras que a sua empresa assumiu. Tanto seus custos, quanto as suas despesas.
Pode parecer um processo simples de pagamento, mas saiba que o setor de contas a pagar é responsável por muito mais que organizar boletos e prazos de pagamento.
Isso quer dizer que controlar as contas a pagar é compreender sobre a saúde financeira da sua empresa, identificando a capacidade de investir e se endividar, bem como se manter no planejamento financeiro previamente definido, por exemplo.
Por isso, vale ressaltar que as contas a pagar não são necessariamente para a manutenção da rotina da empresa, mas fazem parte das suas metas e objetivos de forma efetiva.
Por que preciso controlar as contas a pagar?
O controle financeiro de toda empresa, de qualquer porte, é essencial. Por isso, é importante fazer o controle das contas a pagar porque diminui as chances de pagar juros desnecessários. Além disso, será possível entender quais contas são as mais urgentes, para coloca-las como prioridade ou fazer cortes nos custos desnecessários.
Dessa forma, com as contas em dia, o risco de endividamento da empresa também diminui, o que fortalece a sua gestão. Assim, o controle de contas a pagar se dá como uma forma de visualizar de maneira mais ampla os custos da operação para poder investir de forma estratégica e totalmente organizada.
As vantagens de controlar as contas a pagar da sua empresa
Criar e definir processos traz diversas vantagens para a sua empresa. Além disso, é através da organização dessa execução que você poderá desenvolver o planejamento financeiro do seu negócio.
Abaixo listamos as principais vantagens de estruturar seu setor de contas a pagar. Sendo elas:
- Redução de custos desnecessários;
- Redução da incidência de multas e juros por atrasos;
- Melhor reputação no mercado;
- Otimização do tempo da sua equipe;
- Maior conhecimento sobre o seu negócio;
- Mais oportunidade de economizar.
Passo a passo para organizar e manter o controle de contas a pagar
Depois de identificar todas as vantagens que um bom controle de contas a pagar pode oferecer para a sua empresa, é preciso estruturar o processo para a sua gestão financeira.
Por isso, saiba que existem várias ações que você pode colocar em prática para que a sua empresa controle as contas a pagar e tenha uma organização eficaz.
1. Liste e classifique
Antes de tudo, o primeiro passo para iniciar o seu controle de contas a pagar é criar uma lista com todas as obrigações financeiras mensais da sua empresa.
Dessa forma, após reunir toda a documentação, classifique-a em grupos que apresentem o tipo de serviço cobrado por aquela determinada conta. Por exemplo: matéria-prima, manutenção de equipamentos, aluguel, etc.
Além de tudo, é essencial que você não misture as finanças pessoais com as empresariais. Afinal, o dinheiro da empresa deve ser destinado à sobrevivência e crescimento da mesma. Por isso, por menor que seja o gasto, não misture as contas e encontre uma forma eficiente de organizar suas contas pessoais.
2. Agende prazos e datas de vencimento
Para manter um bom controle do fluxo de contas a pagar, é importante reunir as contas que possuem datas de vencimento próximas, elegendo o pagamento para os períodos de entrada de dinheiro na empresa.
Na maioria das vezes, as empresas recebem pagamentos em pelo menos duas datas diferentes do mês. Assim, basta utilizar esses dias como parâmetro para planejar o pagamento das contas, evitando o atraso do recebimento e também a surpresa desagradável de não possuir dinheiro suficiente em caixa na data de vencimento.
3. Antecipe os pagamentos
Aproveite as oportunidades para antecipar o pagamento de alguma conta, por menor que seja.
Além de evitar a cobrança dos temidos juros, é possível receber descontos pelo adiantamento, economizando e mantendo a organização do setor de contas a pagar.
Em contrapartida, você também beneficia sua relação com os fornecedores. Afinal, eles percebem que você exerce seu trabalho com comprometimento e organização, o que pode resultar em futuras parcerias e vantagens.
4. Renegociação
Não descarte a possibilidade de uma renegociação em caso de vencimento das suas contas a pagar.
Ao perceber, antes mesmo da data de vencimento, que não será possível cumprir com a obrigação, é indicado já entrar em contato com o fornecedor para negociar o pagamento em uma nova data.
No mundo dos negócios, não é recomendado deixar que as dívidas “rolem soltas” sem entrar em contato com a outra parte do acordo. É primordial demonstrar a sua vontade de reorganizar seu planejamento e cumprir com os prazos. Fica a dica!
Dessa forma, agindo com honestidade e responsabilidade, você até pode evitar a cobrança de juros abusivos e multas, dando um fôlego para a empresa se reorganizar sem grandes prejuízos.
5. Organize todos os orçamentos
Antes de fazer qualquer compra ou investimento, pesquise e faça diversos orçamentos com os fornecedores encontrados.
Dessa forma, além de encontrar melhores preços, você tem a possibilidade de conhecer melhor o mercado e as opções caso precise trocar de fornecedor futuramente.
Sistema de gestão para organizar as contas a pagar
Através de um sistema ERP de gestão é possível organizar as suas contas a pagar de maneira automatizada e segura.
Dessa forma, você pode otimizar ainda mais o processo e garantir total controle através de diferentes funcionalidades:
- Centralizar o controle financeiro: fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, emissão de boletos e movimentações financeiras.
- Automatizar as cobranças recorrentes: envie boletos e notas de serviço diretamente aos seus clientes;
- Enviar cartas de cobrança: agrupe as contas em atraso de cada cliente de forma automática;
- Criar uma ficha financeira: através de relatórios de determinado cliente/fornecedor é possível ver suas pendências;
- Emitir fatura e categorizar receitas e despesas.
Agora que você se aprofundou na organização das contas a pagar, que tal pensar também na gestão do seu negócio? Acesse nosso site e conheça todas as soluções da STi3 para a sua empresa!
